HowTo Fest/Planung

Fest initiieren

• Grobe Vision von Festgelände, Art und Verlauf des Fests
• SV-Aktive Menschen (am besten persönlich) anschreiben
• HaDiKo-L Mail schreiben, dass ein Fest organisiert werden soll (neue Menschen für zukünftige Feste einlernen)
• Terminvorschläge
• [Hausfest] Sitzung am besten direkt nach Barsitzung, um möglichst viele Barteamer des Hauses zu bekommen

Erste Sitzung(en)

• Festgelände und grober Lageplan
• Offenes oder geschlossenes Fest
• Terminfindung
  • Weit weg von: Unifest, großen AKK-Partys, Parkplatzfest, großen Festivals

Verantwortliche Finden

Weiter unten findet sich eine Liste mit den wichtigsten Ämtern

• Alle besetzen, möglichst wenige Dopplungen in der Liste
• Personen gleich fragen, ob nötige Qualifikationen passen
• Wenn möglich für jedes Amt einen Shadow finden (ehemaliger Verantwortlicher zur Unterstützung)
• Menschen auf dieses HowTo Fest hinweisen.

Reservierungen und Menschen informieren

• Intern
  • HaDiKo Vorstand, Haussprecher (ervo@hadiko.de)
  • GS (gs@hadiko.de)Hausmeister (hm@hadiko.de)
  • Einrichtungen auf dem Festgelände reservieren (EUFF, Dachterrasse, Bars, Festlager, Fahrradständer, ...)
  • AKs/HaDiNet über eventuelle Sperrung der Räume informieren

• Bars
  • Termin mit BTS abklären
  • Material der Bars reservieren
  • Menschen aus Bars generell zur Mitwirkung motivieren

• [Heimfest] Extern
  • Im Karlsruhe Veranstaltungskalender eintragen (! ! ! LINK ! ! !)
  • Bei Polizei ankündigen, Nummer hinterlegen (kurz vorher)
  • Sponsering

Spätere Sitzungen

• Leute sehr intensiv auf Dokumentation im Wiki hinweisen
• Haussprecher bitten 6 Wochen vor dem Termin, die Fahrradräumung anzukündigen (in mehreren Sprachen und auch in anderen Häusern).
• Parkplätze räumen
• Schlüsselrechte
• Geländeverschönerung ggfs. mit HMs
• Die Bewohner einladen

Schlüsselrechte

• Welche Türen sollen für Bewohner während des Festes unbegehbar sein sollten (Fahrradkeller, EUFF, TT-Raum, ISS)
• Wie lange sind die Räumlichkeiten für Bewohner gesperrt? Nicht mehr als eine Woche
• Welche zusätzlichen Räume brauchen die Verantwortlichen für das Fest (Bar, Räume in die Bewohner jetzt nicht mehr reinkommen)
• Wie viele zusätzliche Transponder mit viel Zugriff (G-Schlüssel gibt es nicht so einfach) werden benötigt (Strom, Hauptorga, Material)
• Alles in eine Mail scheiben
  • An: keys@hadiko.de
  • CC: ervo@hadiko.de

Liste der Ämter

Nachdem die Ämter vergeben sind: alle auf ihre HowTo Fest Artikel verweisen!

Rolle	Aufgaben	Vorraussetzungen	Anmerkung
Hauptorga
Hauptorga	Fest Initialisieren, Sitzungen einberufen, Anträge stellen	Gute Vernetzug im HaDiKo und großes Wissen was es wo gibt	Keine anderen Rollen übernehmen
Co-Orga	Unterstützung der Hauptorga		Keine anderen Rollen übernehmen
Finanzer	Preiskalkulation, Finanzplan, Rechnungen bezahlen, Kassen stellen	Ahnung von Finanzen haben, bei Heimfest am besten HaDiKo Finanzreferent oder jemand, der mit diesem gemeinsam gefunden wird	Keine anderen Rollen übernehmen
Sonstiges
Sponsoring	Fördergelder durch Werbeeinnahmen einspielen		Nur für angemeldete Feste (Heimfest) relevant
Becher	Verteilung und Rücknahme der Becher		Becher haben einen hohen Wert
Stände
Getränke	Planung und Aufbau eines Getränkestands		Mehrfach besetzten
Essen	Planung und Aufbau eines Essensstands		Mehrfach besetzten
Flurstände	Organisation und Betreuung der Flurstände
Bimi	bei großen Festen: zentraler Bierminister, der Planung (was, wie viel, an welchen Ständen, Beschaffung, Weiterverkauf, Preiskalkulation mit Finanzer, etc.) übernimmt		die Standverantwortlichen müssen sich dann nur noch um ihren Standaufbau, -betreuung und -abbau kümmern
Wirt	Hygienische Betreuung der Stände	Gastwirteunterrichtung	Auch für angemeldete Fest keine Pflicht, sinnvoll ist eine Schulung für Standbetreuer und Flurständler im Voraus
Logistik
Einkauf	Diverse Einkäufe für das Fest tätigen	Führerschein, Metrokarte hat der Verein
Material	Ausleihe & Ausgabe von Material und wissen was wo und wann ausgeliehen wurde, bei großen Festen Bestellung von Großmaterial (Bauzäune etc.)	Ahnung vom Festlager haben
Aufbau	Planung des Aufbaus und koordinierung der Helfer		frühzeitig in Geländeplan-Planung miteinbeziehen
Sprinter	Sprinter fahren	Führerschein
Sprinter dry	Während des Fests im Notfall Sprinter fahren	Führerschein, beim Fest nüchtern bleiben
Technik
Technik	Reservieren der Technik (Absprache mit Material), bei großen Fest anmieten (Bühne etc.)	Ahnung von Technik
Strom	Versogung des Fests mit Strom	Grundlegende Ahnung von Strom
Beleuchtung	Beleuchtung des Fests		Oft der Stromer
Ton	Beschallung des Fests	Ahnung von Tontechnik
Licht	Fancy Beleuchtung des Fests	Ahnung von Lichttechnik
Wasser	Bewässerung des Fests		oft auch bei Material dabei
Unterhaltung
Musik	Organisation und Betreuung von Bands und DJs
Deko
Werbung
Design	Design des Logos, der Plakate, den Schildern, Badges, etc., Fotograf finden	kreativ sein
T-Shirts	Design, wer bekommt eins, Bestellung, Verteilung
Social Media	Instagram & Homepage (Öffentlichkeitsausschuss ansprechen)
Catering
Catering	Versorgung der Helfer mit Essen (Aufbau, Fest, Abbau)	Kochen können, Hygiene beachten
Catering Helfer	Unterstützung der Catering Hauptmenschen
Helfen
Helferkoordination	Helfersystem, Schichtenplanung, Helfersuche, Helfervergütung
Helferfest	Terminfinden, Kochteam, Einladungen		Arbeit vor allem weit nach dem Fest, ihr macht damit aber die Hauptorga glücklich
Action Squad
Springer	Auf dem Fest angefunkt werden, um kleine Aufgaben erledigen	Beine, Gehirn	Festerfahrung hilft sehr viel
Security	Organisation der Security
Sanitäter	Organisation der Sanitäter (bei kleinen Festen: selber Sani sein)	Mindestens Erste-Hilfe-Kurs, bei Heimfesten mehr
Awareness
Zentrale	Ausgabe von Funkgeräten & Badges, Koordination des Funkverkehrs während des Fests

Checkliste

• IV des Festlagers machen
• FestKo wählen
• Betroffene Grünflächen mähen und allgemeine Geländeverschönerungsmaßnahmen bei den Hausmeistern anstoßen
• Fahrradräumung machen (sofern notwendig)