HowTo Fest/Material und Logistik

Aus HaDiKo Wiki
Zur Navigation springen Zur Suche springen


Diese Seite orientiert sich an großen Festen wie Heimfesten oder Jubiläen, für kleinere Feste reicht i.d.R. das HaDiKo-interne Material aus Festlager und den Bars.

Die Pflichten des Materialers

Der Job des Materialers ist in der Woche um das Fest rum mit Abstand mit dem größten Aufwand verbunden, schließlich kann es ohne Material kein Fest geben. Hier sind einige Tips und Tricks dokumentiert um den Job etwas zu erleichtern.

Bevor sich interessiertes FestKo Mitglied für den Job des Materialers entscheidet, sollte sich derjenige über die Pflichten und den Aufwand im Klaren sein. Da dieser Job eher selten freiwillig übernommen wird, scheuen sich erfahrene FestKo Mitglieder direkt mit allen Aufgaben raus zu rücken. Folgendes muss für das Fest passieren: (in chronologischer Reihenfolge)

  • Listen mit kompletter Standplanung und allem benötigtem (Verbrauchs-) Material von den anderen Organisatoren einholen
  • Die Inventarliste des Festlagers mit dem tatsächlichen Lagerbestand abgleichen
  • Die Verleihlisten von studentischen Organisationen (ASten, AKK, Z10, Fachschaften, etc.) durchgehen und finden woher das Material bezogen werden kann
  • Ausleihanfragen frühzeitig (2-3 Monate im Vorraus) stellen.
  • Termine für die Abholung und Rückgabe in den Tagen vor dem Fest mit den externen Stellen ausmachen
  • Internes Material von Bars und Ministerien reservieren
  • Den K3-Fahrradkeller räumen lassen und für das Fest sperren (Achtung: Ankündigung muss einige Wochen vorher aushängen)
  • Sprinter für die Abholung reservieren und Fahrer organisieren
  • Internes und externes Material ins Materiallager bringen und für das Fest sortieren
  • Den Aufbau begleiten und Material rausgeben und das Ganze dokumentieren
  • Während des Festes die erste dreiviertel Stunde nach Öffnung im Lager bereit sein und kurzfristig fehlendes Material raus geben
  • Das Fest so viel es geht genießen, wenn es mal läuft gibt es für den Materialer fast nichts zu tun :D
  • Nach der Räumung des Festgelendes im Lager sein und die wichtigsten Wertsachen beim Rückbau entgegen nehmen
  • Beim Abbau am nächsten Tag alle Materialien im Lager entgegen nehmen und nach den externen Stellen sortieren
  • In den Tagen nach dem Fest das externe Material zurück bringen und ggf. Kautionen zurück holen.

Das sind zwar einige Punkte aber die Aufgaben sind leicht zu bewältigen, wenn man die Tricks auf dieser Seite befolgt!

Material

Woher bekomme ich eigentlich was?

HaDiKo-intern

Das Festlager hat die wichtigsten Dinge für die Durchführung eines Festes. Eine Inventarliste wird im Wiki geführt, ist aber nicht immer ganz aktuell. Da das Festlager außerdem von Zeit zu Zeit etwas Chaotisch ist es sinnvoll sich vor dem Fest Zugang und einen groben Überblick zu verschaffen. Das Festlager besteht aus dem Hauptlager, der Garage im K3-Fahrradkeller und den Käfigen im K4- und K5-Fahrradkeller. Nur mit einer Rampe kann das Festlager mit ELKE befahren werden!

Die Bars besitzen Kühlschränke und generisches Material für Ausschank und Cocktails. Die Bars pflegen meist keine eigene Materialliste, da meistens kein Material verliehen wird. Es empfiehlt sich mit Barteamern aus allen Bars im Kontakt zu stehen. Das Zapfanlagenministerium verwaltet alle Zapfanlagen des HaDiKo und kann diese ebenfalls bereitstellen.

Der AKK

Der AKK verleiht viele Dinge, im Falle des HaDiKo kostenlos und ohne Kaution. Die Liste in der AKK-Anlage ist nicht immer aktuell, daher hier ein paar Dinge die nicht auf besagter Liste stehen, die das HaDiKo aber trotzdem bekommt:

  • Die Becherspülmaschine aus dem Cafe (insbesondere für Heimfeste)
  • Spüle(n), Abwasserpumpen und Trinkwasserschläuche
  • Bauzäune, Schellen und (Roll-)Füße (die stehen außen neben dem AKK und können jederzeit besichtigt werden)

AStA KIT

Die Verleihliste des AStA und der Fachschaften ist relativ aktuell aber auch hier lohnt es sich einfach mal vormittags im Container vorbei zu schauen. Insbesondere stehen Stand 2023 Badhandtücher für Bands und Bauzaunbanner für Notausgänge und Sanitäranlagen nicht auf der Liste.

AStA Karlsruhe

Der AStA der HKA verleiht ebenfalls Dinge, neuerdings auch ohne Miete an das HaDiKo. Stand 2023 stand ein 32A-Stromverteiler nicht auf der öffentlichen Liste, konnte aber beim Heimfest 2023 trotzdem ausgeliehen werden. Starkstromkabel sind immer eng, hier können ein paar Notfall CEE 16A und 32A Kabel ausgeliehen werden. Zudem sind die drei verschließbaren Gastro-Kühlschränke sehr zu empfehlen. Die sollten frühzeitig angefragt werden und müssen evtl. kurzfristig ausgeliehen werden (Beim Heimfest 2023 konnten wir nur zwei der drei Schränke ausleihen, da einer meist ständig im AStA-Büro genutzt wird)

Der HKA AStA ist etwas unorganisiert, gute Kommunikation ist wichtig.

StuVe der PH

War voll unnötig, die extra tour sparen wir uns nächstes mal bitte... Außerdem sind die Leute dort komisch

Beim Heimfest 2023 wurden hier ein Trinkwasserschlauch, 18 Kabelbrücken und 5 Kassen mit 4 Zählbrettern ausgeliehen.

Logistik

Das Material zu reservieren ist einfache Büroarbeit. Die Logistik ist der zeitintensive und vor allem schwierige Teil der gesamten Operation. Im HaDiKo selbst existieren einige Hilfsmittel, mit denen das Material von A nach B gebracht werden kann.

Für den Transport auf dem Gelände hat das Festlager (Stand 2023) zwei Hubwägen: Inception und Pacific Rim. Zudem hat der GeMa einen elektronischen Hubwagen, genannt ELKE. Obacht: Elke kommt ohne zusätzliche Rampe nicht in den K3 Keller und kann nur auf befestigten Wegen ohne große Schlaglöcher bewegt werden. Der GeMa und das Festlager haben (Stand 2023) je eine gute Sackkarre.

Transport quer durch Karlsruhe

Der WeV besitzt das Vereinsauto. Dieser Wagen hat eine kleine Ladefläche und kann benutzt werden um kleine Dinge quer durch Karlsruhe zu transportieren. Dieses Auto eignet sich vor allem zum Einkaufen, weshalb für sperrige Dinge große Transporter dazu gemietet werden müssen, z.B. von Stadtmobil. Der HaDiKo e.V. hat eine Stadtmobil Karte, die man beim Vorstand abholen kann. Besonders zu empfehlen sind die ganz großen Mercedes Sprinter (z.B. vom alten Schlachthof) und nicht die Ford Transit vom Schlachthof oder vom Campus. Die Sprinter haben mehr Leistung als die Ford Transit und haben außerdem eine größere und niedrigere Ladefläche.

Dazu gemietete Autos von Stadtmobil haben tagsüber einen angemessenen Preis, werden aber Nachts bzw. mit der Wochenendpauschale ziemlich teuer. Am Tag vor, während und nach dem Fest eignet es sich 24/7 einen Sprinter zu haben, ansonsten sollten die Wägen nur dann ausgeliehen werden wenn sie wirklich gebraucht sind. Vorzeitige Rückgaben sparen ebenfalls Geld!

Noch ein kurzer Tipp: Fahrer mögen es wenn man sie nicht am selben Tag fragt ob sie fünf Sprinter Touren fahren können :D

Organisation von Festlager und Fahrradkeller

Hauptsächlich werden alle Materialien vor dem Fest im Festlager Hauptlager, Fest-Nebenlager (ex BiMi K3 Kabuff) und im K3-Fahrradkeller (Festlager Garage und der Rest des Kellers) liegen. Hierbei ist es wichtig den Überblick darüber zu behalten was wo liegt. Ein System – was funktioniert hat – war die Verbrauchsmaterialien und das Werkzeug im Nebenlager zu lassen, alle HaDiKo Dinge (auch kleine Dinge aus den Bars) in das/dem Hauptlager bzw. Puzzi Raum zu bringen/lassen und alles Zeugs von extern in den Fahrradkeller zu schieben. Die Zelte und BTG bleiben in der Garage.

Im optimalfall wird alles dokumentiert, was an den Aufbautagen aus dem Materiallager raus geht. Dafür sollte das Zeug schon ungefähr so stehen, dass ganze Paletten oder ganze Kisten mitgenommen werden können. Falls sich jeder kleinigkeiten zusammen sucht, wird das unmöglich schnell zu dokumentieren, was in der Vergangenheit dazu geführt hat dass schlichtweg nichts aufgeschrieben wurde. Das funktioniert mal mehr mal weniger, ist aber nicht zu empfehlen.

Die AKK Ausleihe

Der AKK hat einiges an Technik und Material zu verleihen. Hier wird zwar erfahrungsgemäß der meiste logistische Aufwand erzeugt, jedoch pflegt das HaDiKo auch den besten Kontakt zu den Leuten vom AKK. Der AKK hat ein online Verleihsystem – genannt die "Anlage" – in dem das meiste steht. Einige Dinge sind dort nicht aufgeführt, dafür sollte man mit Schlüsselträgern vom AKK direkt sprechen.

Durch den großen Aufwand sollten beim AKK mindestens ein großer Sprinter und das Vereinsauto, im Besten Fall zwei Sprinter auftauchen. Wenn die ca. 21 Bauzäune ausgeliehen werden müssen allein zwei Sprinter Fahrten nur für die Bauzäune selbst eingeplant werden und nochmal eine Fahrt mit Vereinsauto oder eine halbe Sprinterladung für die Bauzaunfüße und -Schellen (man beachte das hohe Gewicht).

Die Bühnenelemente und Technik allein sind nochmal zwei weitere Fahrten und falls Biertischgarnituren ausgeliehen werden macht das auch nochmal eine Fahrt aus (16-20 BTG auf einmal passen gut rein). Dazu kommt noch einiges an Zeugs was der AKK hat, z.B. die Becherspülmaschine, eine Spüle oder Equipment für Essen und Catering.

Insgesamt müssen zwischen vier und acht Fahrten bei der Abholung und der Rückgabe gemacht werden. Das muss gut geplant werden und braucht feste Fahrer und Ein-/Ausladehelfer.

Helfer

Meistens werden für das Material keine Helfer eingeplant, das ist ein großer Fehler! Mindestens wird während des Auf- und Abbaus ein designierter Elke-Fahrer benötigt. Dieser Fahrer sollte erfahren im Umgang mit dem E-Hubwagen sein da hier Schnelligkeit gefordert ist. Dazu kommen Fahrer für die Sprinter, da die Materialer bei Ausleihen schon beschäftigt sind, sowie Helfer beim ein und ausladen. Bis auf die (Elke-) Fahrer können die Schichten recht flexibel gefüllt werden, das liegt im Ermessen des Materialers.

Bericht Heimfest 2023

Diese Seite ist in ihrer initialen Version nur mit Erfahrungen vom Heimfest 2023 gefüllt. Ich hoffe, dass diese Seite in den nächsten Jahren erweitert wird und ein paar Anmerkungen zu kleineren Festen dazu geschrieben werden. Da ich bisher (Mai 2023) das 2023er Heimfest als einziges HaDiKo Event besucht habe und direkt mit organisiert habe, kenne ich das nur so :D --Christian.schliz (Diskussion) 21:31, 23. Mai 2023 (CEST)

Beim Heimfest 2023 wurde Material und Logistik von ChristianR406 und SimonR202 durchgeführt. Dazu gehörten die Ausleihe und Rückgabe von externen Materialien, sowie die Bereitstellung von allem Material aus externen und internen Quellen (Festlager). Das Fest fand am 20.05. statt, die Aufgabe der Materialer haben wir Mitte Dezember 2022 bekommen.

Wir hatten ursprünglich versucht schon für Ende Januar die Deadline der Materiallisten zu setzen. Das hat nicht funktioniert da zu dem Zeitpunkt (bis auf AntonF307, der schon alles für sein Catering wusste) noch kein Bereich fertig war mit der Planung. Die Deadline wurde also aufgeschoben bis Anfang April, was definitiv zu spät war. Bis dorthin gab es schon einige Ansprüche der Fatama (Fachschaftentagung Maschinenwesen), die uns beim AKK etwas stress verursacht hat. Am Ende gab es gar keine Kollisionen aber das lag an der schlechten Kommunikation mit dem AKK.

Zum Thema Kommunkation und AKK: Die Materialer sollten sich im Vorhinein darüber klar sein wie die verschiedenen Stellen am Besten erreicht werden. Beim AKK muss in der Anlage ein Antrag zusammen geklickt werden, der darauf hin ausgedruckt zu den Bürozeiten vorbei gebracht werden, wo der Antrag abgelegt wird und je nach Anwesenheit eines Technikaffinen AKKlers mehr oder weniger gut vorbesprochen wird. Auf dem Antrag kann auch rumgekritzelt werden und Dinge, die nicht in der Anlage stehen dazu geschrieben werden. Dieser Antrag wird dann auf der AKK Sitzung besprochen. Zu der Sitzung kann man hingehen, muss aber nicht insbesondere weil wir das HaDiKo sind. Auf der Sitzung wird allerdings meist ein Betreuer gefunden, der sich um den Antrag kümmert und mit dem die Termine für Abholung und Rückgabe gemacht werden. Bis Heimfest 2023 war das in jüngster Vergangenheit immer Hans (bürgerlich Markus Niedermann) und wir hoffen, dass das noch etwas so bleibt :D (unironisch Hans rettet jedes Fest)

Schlussbemerkungen

Im Folgenden der Inhalt pre Heimfest 2023. Ja es ist lächerlich, dass das die einzige Dokumentation zu Material ist. Deswegen gab es 2023 ein zwei chaotische Momente :P

Kosten Asta Sprinter

Das HaDiKo bekommt den Fachsachftspreis:

  • 7 € pro Block (Netto). 0,20 € pro weiteren Kilometer
  • Für Buchungen länger als 3 Tage muss ein Antrag auf der AStA-Sitzung gestellt werden
Abgerufen von „https://wiki.hadiko.de/index.php?title=HowTo_Fest/Material_und_Logistik&oldid=42271“