Ehemalige/TreffenHowTo

Kanäle

Mailingliste ehemalige@. Abgesendet und Reply to ehemaligenTreffen@

Facebook Ehemaligen

Sarah: Ich hatte noch andere Plattformen ausprobiert aber nicht so viel Erfolg da

Termin festlegen

Immer einen Samstag früher als letztes Jahr.

Ggf. vor Veröffentlichung mit Ehemaligensprecher / Vorstand / K1- / K6 Bar absprechen (BA wegen AG am erstem Samstag im Monat)

Nachdem der Termin Festgelegt ist:

• K1 bar
• K6 bar Kaffee Kuchen / Grillen
• Kalender updaten
• Belegungsplan eintragen
  • ggf. K1 Bar Kalender + Schichtplan
  • auf Hadiko Webseite eintragen lassen (Ehemaligensprecher)
  • im Hadiko Wiki
    • Aktuelle Ereignise
    • Ehemaligenseite
  • Facebook
• Reservierungen
  • Festlager reservieren (vor allem Bierbänke)
  • Euff Verwalter Kaffeemaschiene reservieren
  • Becher Verwalter ggf. Bercher reservieren
• Ervo nach Rundgängen fragen
• ggf. Vorstand auf Mitgliedersprechstunde

Ankündigungen / Mails

Das Treffen sollte möglichst frühzeitig angekündigt werden und regelmäßige Erinnerungen (monatlich) und kurz vor dem Treffen immer häufiger (z.B. Juli 2x, August 3x, September je nach Datum)

Mail Ideen

Kommunikationsstruktur bzw. Ideen - am besten 1 Idee pro E-Mail weil die Aufmerksamkeitsspanne kurz ist:

• Datum festlegen

• Frage nach Feedback

• Ideen für das nächste Treffen sammeln für Essen, Uhrzeit etc.

• Motivieren, es weiter zu sagen

• Anmelden in Cryptpad / Umfrage,
  • Name, Zimmer/Flur, Wohnzeitraum
    • das motiviert Leute vielleicht, wenn sie sehen xy kommt
  • ggf. Unverbindliche Essens Anmeldung

• Letzter Reminder

• Tag des Events Reminder

Wahl Ehemaligensprecher

Wahl Alle 2 Jahre auf der Ehemaligensitzung. Siehe Ehemaligenordnung

Kurzfristige Event Vorbereitung

• Erinnerungsmails an alle Beteiligten und Termine vereinbaren
• ggf Hausmeister?

• Ehemaligenliste
• K1 Bar
  • Schichtplan & Schichten
  • Grillen vorbereiten
    • Fleisch bestellen und abholen
    • Mengen History
  • Einkäufe
    • Grillkohle
    • Ketchup, Senf
    • Servietten
    • Pommestüten, Piekser, Gewürtz,
    • genug Fassbier
    • Krepband + Edding
• Festlager / Kaffeemaschine
• ggf. Ehemaligensitzung
  • Wahl Ehemaligensprecher vorbereiten
  • Überprüfung der passiven Mitglieder
  • ggf. Mitgliedsanträge vom Vorstand
• Hüpfburg ?
• HS/HP einbeziehen z.B. "Zeigen wie geil das Hadiko ist"

Am Event Tag

Aufbau

• Biertische holen
• Kaffeemaschine holen
• Gästebuch /Visitenkarten Ehemaligen (SVGS) holen
• Kreppband + Edding hinlegen (Name, Zimmer/Flur, Wohnzeitraum)
• Visitenkarten
• ggf. Festschriften o. Ä.
• Grill vorbereiten

Nach dem Event

Aufräumen / Putzen

Alles wegbringen (Biertische, Kaffeemaschine, Gästebuch)

Dankes Mail / Feedback

Mengen Historie updaten

Zeitnah neuen Termin festlegen