HowTo Fest/Finanzen

Herzlichen Glückwunsch, du wurdest vom FestKo wohl zum Festfinanzer gewählt oder hast Interesse daran, sonst gibt es wirklich keinen Grund diese Seite genauer zu lesen. Finanzer ist ein toller Job, kann aber bei schlechter Planung oder zu gutem Festverlauf verdammt stressig werden. Bequeme Wanderschuhe und stabile Füße fürs Fest sind essentiell. Im Nachfolgenden eine mehr oder weniger sortierte Liste von Beobachtungen und Infos dazu was ein Finanzer an so einem Fest eigentlich macht.

Aufgaben

Die Aufgabenbereiche des Finanzers lassen sich grob in 3 Abschnitte teilen:

• Vor dem Fest: Budgetplanung, Absprachen mit Bereichsverantwortlichen wie viel Geld wofür eingeplant werden soll. Ziel: Erstellung eines realistischen Finanzplans.
• Während dem Fest: Barkassen abgreifen, zählen, verbuchen. Am Ende die Einnahmen an den Finanzer des HaDiKo e.V. übergeben. Ziel: Überleben.
• Nach dem Fest: Buchhaltung, Aufwendungen und Erträge auf entsprechende Konten buchen. Ziel: Ein Finanzbericht mit dem der FestKo seine Vergütung beantragen kann.

Vor dem Fest

Wechselgeld

• Frühzeitig organisieren von:
  • HaDiKo-Fluren, die was verkaufen (vor allem M3)
  • Bars
  • GeMa
  • HaDiNet

Falls es dann noch knapp wird Münzrollen bei der Volksbank holen, Kosten Stand 2023 20ct je Rolle. Es bietet sich an, keine Preise zu machen die sich nicht mit 50ct Wechselgeld ausgeben lassen um Kleinstgeld zu vermeiden. Erfahrungswerte aus Vorjahren:

• Heimfest 2023: 15 Rollen 0.50€, 35 Rollen 1.00€, 20 Rollen 2.00€ und 100 x 5.00€ haben gerade so gereicht. Besonders Eurorollen waren gegen Ende sauknapp.

Finanzplan

Der Wohl komplexeste Teilbereich. Hier ist es sehr hilfreich sich mit vorherigen Festfinanzers und dem Finanzreferenten des Vereins zusammen zu setzen. Ein Haushaltsplan braucht neben guten Vorplanungen aus den Teilbereichen vor allem gaaanz viel Gefühl und Erfahrung. Zu beachten gibt es hier:

• Auf den letzten Finanzbericht schauen und daraus Schlüsse ziehen.
  • Was hat gar nicht geklappt/wo muss man nachjustieren?
  • Wo funktioniert das Fest vielleicht anders und Dinge müssen angepasst werden?
• Die meisten Posten aus dem letzten Finanzbericht übernehmen, aber scharf nachdenken ob etwas fehlt.
• Aufwendungen und Erträge jeweils pessimistisch planen. Also Erträge unterschätzen, Aufwendungen überschätzen. Andersrum ist blöd.
• Haushaltsplan am besten mit Hilfe von GnuCash und dem bestehenden Excel-Template des Hauptvereins bauen. Hierfür einfach den Finanzreferenten des Vereins ansprechen, der hilft gerne.

Bonsystem

Einfach nicht machen. Für Erfahrungen fragt Thomas exB307 oder Luca D303 und hört euch eine längere Tirade (mit ein paar wenigen positiven Punkten) an.

Helfer organisieren

Während dem Fest ist die Zeit knapp. Um auch Mal in den Genuss einer Pause oder eines Caterings zu kommen empfiehlt es sich einen Finanz-Helfer zu finden. Dieser kann als zweite Person auch Kassen-Abgriffe an den Ständen machen, diese zählen und im Tresor einbuchen. Hier bietet es sich an eine SV-Bekannte und möglichst vertrauenswürdige Person zu wählen. Dieser Helfer muss natürlich auch auf den Bildern in der Kasse geklebt werden.

Einlasskassen und Sicherheitsschleusen

Die beiden oben genannte Punkte arbeiten im Normalfall eng miteinander verzahnt und sollten sich deswegen sehr gut abstimmen. Erfahrungen aus den letzten Jahren:

• Kassen so aufbauen, dass alles Kassen für die Besucher gut sichtbar und beschildert sind. Sonst stehen alle an einer und die Schlange wird endlos lang.
• Kassen erst nach den Einlasskontrollen vermeiden Diskussionen wegen bereits gezahltem Eintritt und die Security kann kontrolliert die Personenzahl im Kassenbereich steuern.
• Zu Stoßzeiten (20:30-23:00) werden mindestens 4-5 Kassen (inkl. jeweils 2 Helfern) benötigt.
• Es gibt zum Ende hin *keine* Preisnachlässe. Das sorgt nur für Diskussionen in alle Richtungen. Wer 30 Minuten vor Ende auf ne Party kommt und dafür zahlt hat wohl die falschen Prioritäten gehabt.
• Helfer- und VIP-Einlass sauber ausschildern, trennen und dauerhaft besetzen.

Kassen vorbereiten

Direkt vor dem Fest müssen die Standkassen vorbereitet werden. Jeder Bereich im Finanzplan des Festes braucht eine eigenen Kasse. Sollten an Ständen verschiedene Bereiche gemischt werden muss dort eine Registrierkasse eingesetzt werden. Erfahrunsgemäß ist das am Longdrink/Nonalk/Shots-Stand der Fall. Zu jeder Kasse ist folgendes zu tun:

• Ein Bild der Leute die Geld abgreifen dürfen mit der expliziten Erinnerung, dass nur diese Leute auch Geld mitnehmen dürfen.
• Genügend Wechselgeld für den Anfang einzahlen, die Einzahlung dokumentieren.
• Dem Standverantwortlichen erklären, dass er nun eine Kasse führt und damit gewissen Verantwortungen trägt. Insbesondere ist der Standverantwortliche dafür zuständig, dass die Kasse nach Festende und Räumung mitsamt Inhalt in der Zentrale beim Finanzer abgegeben wird.
• Sollte ein Standverantwortlicher einen Stand mit Registrierkasse betreuen erkläre diesem vor dem Fest wie die Registrierkasse funktioniert und welche häufigen Probleme auftreten können.