Ehemalige/TreffenHowTo

Kanäle

Mailingliste ehemalige@. Abgesendet und Reply to ehemaligenTreffen@

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Sarah: Ich hatte noch andere Plattformen ausprobiert aber nicht so viel Erfolg da

Termin festlegen

Sarah: September ist der beste Monat nach Umfragen in den vergangen Jahren aber man kann es nie allen recht machen. Bisher wechseln wir die Wochenenden im September durch, weil es oft feste jährliche Termine im September gibt, die dazwischen funken.

Ggf. vor Veröffentlichung mit Ehemaligensprecher / Vorstand / K1 Bar absprechen

Idee: immer einen Samstag früher als letztes Jahr.

Nachdem der Termin Festgelegt ist:

• K1 bar
• K6 bar Kaffee Kuchen
• Belegungsplan eintragen
  • ggf. K1 Bar Kalender + Schichtplan
• auf Hadiko Webseite eintragen lassen (Ehemaligensprecher)
• Festlager reservieren (vor allem Bierbänke)
• Ervo nach Führungen fragen
• ggf. Vorstand auf Mitgliedersprechstunde

Ankündigungen / Mails

Das Treffen sollte möglichst frühzeitig angekündigt werden und regelmäßige Erinnerungen (monatlich) und kurz vor dem Treffen immer häufiger (z.B. Juli 2x, August 3x, September je nach Datum)

Mail Ideen

Kommunikationsstruktur bzw. Ideen - am besten 1 Idee pro E-Mail weil die Aufmerksamkeitsspanne kurz ist:

• Datum festlegen

• Frage nach Feedback

• Ideen für das nächste Treffen sammeln für Essen, Uhrzeit etc.

• Motivieren, es weiter zu sagen

• Anmelden in Pad (das motiviert Leute vielleicht, wenn sie sehen aaaah der Kai kommt oder och neeeee, die Sarah kommt)
  • Cryptpad
  • Unverbindliche Essens Anmeldung

• Letzter Reminder

• Tag des Events reminder

Wahl Ehemaligensprecher

Alle 2 Jahre

Wahl in Präsenz oder Briefwahl

Ankündigung mindestens 2 Monate vorher

TODO planen

Kurzfristige Event Vorbereitung

• Erinnerungsmails an alle Beteiligten und Termine vereinbaren

• Ehemaligenliste
• K1 Bar
  • Schichtplan & Schichten
  • Grillen vorbereiten
    • Fleisch bestellen und abholen
    • Mengen History
  • Einkäufe
    • Grillkohle
    • Ketchup, Senf
    • Servietten
    • ...
• Festlager / Kaffeemaschine
• ggf. Wahl Ehemaligensprecher vorbereiten
• ggf. Mitgliedersprechstunde mit Vorstand abklären

Am Event Tag

Aufbau

• Biertische holen
• Kaffeemaschine holen
• Gästebuch Ehemaligen (SVGS) holen
• Grill vorbereiten
• ggf. Wahl aufbauen / durchführen
• ggf. Vorstandssprechstunde aufbauen

Nach dem Event

Aufräumen / Putzen

Alles wegbringen (Biertische, Kaffeemaschine, Gästebuch)

Dankes Mail / feedback

Zeitnah neuen Termin Festlegen

Ideen

mini Flyer / Visitenkarten

• Email Adresse
• Webseite