Einladung

Zu den Sitzungen der Gremien der Selbstverwaltung (inkl. Arbeitskreise) muss im Voraus rechtzeitig eingeladen werden.

Einladungsfrist

Die Fristen für die einzelnen Gremien sind in der Gremienordnung geführt:
Bei den meißten Gremien - so auch bei AKs - beträgt diese 4 Tage.
Dabei wird der Tag an dem die Sitzung stattfindet nicht mitgerechnet, und es wird nur auf einen Tag genau (nicht etwa 4*24h) gerechnet. Z.B: Wenn ihr am Freitag eine Sitzung machen wollt, müsst ihr spätestens am Montag um 24:00 Uhr eingeladen haben.
Informationsveranstaltungen sind generell mit einer Frist von sieben Tagen einzuladen (Also am selben Wochentag, eine Woche früher)

Form der Einladung

Die Einladung muss Datum, Ort und Zeitpunkt der Sitzung enthalten.
Außerdem müssen alle Themen der Sitzung mit eventuellen Antragstexten auf der Einladung aufgeführt werden. Über nicht genannte Themen darf nicht abgestimmt werden.
Bei Anschaffungen ist ein Verfügungsrahmen anzugeben, der nicht überschritten werden darf.

Versenden der Einladung

Einladungen sind vereinsintern zu veröffentlichen. Das heißt es muss jede Einladung fristgerecht an einladung@hadiko.de versendet werden.
Diese Adresse benachrichtigt die Hausparlamente der Häuser sowie den Ära und erVo über die anstehende Sitzung. Die HP-Mailinglisten sind öffentlich und können von jedem abboniert werden. Um mehr Leute zu erreichen, kann die Einladung zusätzlich über HaDiKo-L verteilt werden.
Ebenfalls sollte die Einladung an die Mailingliste des eigenen Gremiums (z.B. ak-{}@hadiko.de) versendet werden.

Protokoll

→ Hauptartikel: Protokoll

Jede Sitzung benötigt ein Protokoll, das von einem Protokollanten geschrieben wird. Ist dieser zum Einladungszeitpunkt bereits bekannt kann er ebenfalls auf der Einladung genannt werden.