HowTo Fest/Heimfesthauptorga

Als Hauptorga am Heimfest hast du/ habt ihr eine besondere Verantwortung, da einer von euch das Fest bei der Stadt anmeldet und daher auch entsprechend verantwortungsbewusst handeln muss (Veranstalter ist offiziell der HaDiKo e.V. und dieser hat auch eine entsprechende Veranstaltungsversicherung, es geht hier also nur um (grob) fahrlässig :D)

Was für die Planung alles berücksichtigt werden muss, findest du im Folgenden in chronologischer Reihenfolge. Allerdings besteht kein Anspruch auf Vollständigkeit und sowieso nichts kann Erfahrung ersetzen, sprich bei Unklarheiten oder Fragen steht euch sicher immer jemand aus den vorherigen Jahren zur Verfügung. Auch muss oft das Rad nicht neu erfunden werden, auf dem Festko Share oder in den CryptPad Ordnern der vergangenen Jahre findet sich sicher vieles, was wieder verwendet werden kann.

Allgemeine Aufgaben

• regelmäßig zu Sitzungen einladen
  • die erste ca. ein 3/4-Jahr vorher
  • anfangs reicht eine monatlich
  • gegen Ende zweiwöchig
• jede Sitzung gut vorbereiten
  • HaDiKo-Tamplate für Einladungen
  • Diskussionsthemen mit vorbereitetem Diskussionsinhalt ausführlich auf Einladung (vorbereiteter Geländeplan, vorbereitetes Schlüssel/zugangskonzept, Designvorschläge, Bandvorschläge, etc.)
  • Themen aus verschiedenen Bereichen einholen, die dann auch schon auf der Einladung sind

Arbeitsweise

Legt intern in der Hauptorga eine Arbeitsweise fest, wie ihr bis zum Fest arbeiten wollt. Dabei geht es unter anderem um:

• Share und/ oder CryptPad
• regelmäßige Treffen in Kleingruppen/ den einzelnen Bereichen
  • Hauptorga immer dabei? (zu empfehlen, einer reicht)
  • einheitliche Protokolle der Treffen (bspw. im CryptPad)
• Kommunikationswege (bspw. festko-orga@ immer im CC?)
• interne (Hauptorga) Aufgabenverteilung

Verantwortungsbereiche und ihre Aufgaben

Ihr macht euch die Arbeit extrem viel einfacher, wenn ihr für jeden Bereich verantwortliche Personen habt, die wichtige Aufgaben für das Fest übernehmen. Bestimmt außerdem für jeden Bereich einen Verantwortlichen, der schauen muss dass alles läuft und Ansprechpartner für euch ist. Außerdem hilfreich ist es, wenn es für jeden Bereich eine Telegramgruppe gibt, in der auch ihr seid. Dann bekommt ihr immer mit, was in welchem Bereich läuft (oder eben auch nicht läuft). Eure Aufgabe ist die regelmäßige Kommunikation mit allen Bereichen.

Eine Auflistung der Bereiche mit Aufgaben gibt es hier: HowTo_Fest/Planung#Liste_der_Ämter

Ablauf der Planung =

Erste Sitzung(en)

• Terminfindung (Mitte/ Ende Mai hat sich bewährt)
  • Unifest, AKK, Z10, Fachschaften sollten nicht kollidieren
  • wenn Termin gefunden - allen mitteilen
    • Unifest, AKK, Z10, Fachschaften
    • Bewohner, Ehemalige, hadiko-l (Save the Date E-Mail) & GS/Hausmeister
    • Termin Reservierung: Bars Mail & Barabend#Specials, Grillplätze DTs (die dürfen da nicht vermieten)
    • Räume reservieren im Wiki: EUFF, TT, ASH, ISS
• grobes Konzept
  • ein Tag / zwei Tage
  • offenes / geschlossenes Gelände
  • Bühne? Biergarten? etc.
  • wenn viel unterschiedliche Ideen: Konzepte ausarbeiten und auf nächster Sitzung entscheiden
• Aufgabenverteilung, siehe oben. Oft auch schon vor der Sitzung, offenes nach der Sitzung

Erste Häfte der Planung

• Bereiche planen, ihr unterstützt
• nach und nach Geländplan erstellen (erfahrungsgemäß ändert man den oft :D)
• Finanzplanung beginnen (mit Finanzer)
• verschiedene Konzepte erstellen (ggfs mit Bereichen zusammen) & mit Sitzung abstimmen
  • Schlüssel & Badge (Berechtigungen)
  • Funkenplanung
  • Zeitplan (Aufbau, Fest, Abbau - genaue Zeiten, auch Essen etc.)
  • Helfer(vergütung), 36er?
• Großmaterialbeschaffung überwachen (Bühne/Technik, Bauzäune, Toiletten)
  • da noch kein beschlossener Finanzplan: Freigaben von Finanzreferent

Drei Monate vor Fest

• Finanzplan auf KA
• Antrag bei Stadt (spätestens zwei Monate vorher)
  • dafür muss fertig sein: Geländeplan, Zeitplan
  • [Straßenverkehrsstelle] (darin enthalten: Bauordnungsamt, Branddirektion)
    • ausgefülltes Formular
    • Betriebsbeschreibung mit Geländeplan
    • Mietvertrag mit GS (WeV)
    • Versicherungsbestätigung (Vorstand fragen)
    • Veranstaltererklärung
  • [Schankgenehmigung]
    • ausgefülltes Formular
    • Betriebsbeschreibung (nicht unbedingt Pflicht)
• Fahrradräumung veranlassen

Letzten zwei Monate vor Fest

• zweiwöchig Sitzung
• Detailplanung in allen Bereichen
• Getränkebestellung (BiMi)
• Werbung, Plakate aufhängen (Werbung & alle)
• endgültige Reservierung aller Räume
• Einladung an HMs & GS (persönlich per E-Mail)
• E-Mail mit Program & Ablauf: bewohner@, hadiko-l, ehemalige@
• E-Mails Helfersuche & Flurstände, mehrere aber nicht spamen :D (Helfen & Flurstandsverantwortliche)
• drei Wochen im Voraus: Mail an Bewohner und HMs mit "Einschränkungen" (Raumsperrungen, Aufbau auf Gelände, Lärm, etc.)
• Schlüsselplanung an Keys schicken
  • Zuteilung welche LDAP Gruppe welche Türen von wann bis wann braucht, dann Personen selber in LDAP Gruppen eintragen
  • Raumsperrungen veranlassen
  • G-Schlüssel für Hauptorga, Strom & Wasser beim Vorstand beantragen
• ggfs. Genehmigung von Stadt hinterherrennen und diese gute durchlesen
• Hausmeister bitten, vor dem Fest zu mähen

Woche vor Fest

• Zentrale einrichten
• alle in allen Bereichen unterstützen
• Hygieneschulung (Flurstände & Standverantwortliche) - unterschreiben lassen!
• letzte Festko Sitzung: Festübersicht, Verantwortliche, Telefonnummern, Zeitplan etc. in Präsi
• Flurstandsunterweisung (vor oder nach Hygieneschulung)
• Polizei Durlach anrufen und Fest ankündigen
  • eigentlich sollten sie das vom Ordnungsamt bekommen, meistens wissen sie aber nichts davon
  • freuen sich dann, dass du anrufst und ihnen danach die ganzen Genehmigungsunterlagen schickst

Fest

• erreichbar sein!
• schauen dass alles läuft (insbesondere Abbau auch nach Hauptabbau)

Nachbereitung

• tatsächlich sehr wenig wenn nichts passiert ist :D
• Resteversorgen (Bimi)
• Feedbacktreffen (ca. eine Woche nach Fest)
• Anmeldung Gema (nicht Getränkegema sondern Musikgema ;D) - Listen von Bandverantwortlichen
• Helferfest (Einladung sowie ggfs T-Shirtbestellunge) - schauen, dass die Verantwortlichen ihren Job machen
• Vergütungen (Festko sowie ggfs. 36er/Secu - je nach Konzept)
• neue Hauptorga finden