Getränkemagistrat/HeLGA

Menu für die Account Auswahl

Buttons um Sales und Pre-Orders zu erstellen

Die Sale-Maske, hier kannst du Produkte und Pfand hinzufügen und dann den Sale abschließen

HeLGA, erreichbar unter helga.hadiko.de, ist die Verkaufssoftware des GeMa für Gremien und Bars. Im Folgenden erfolgt eine kurze Übersicht der wichtigsten Funktionen.

Solltest du Menu Punkte oder Buttons nicht sehen, hast du vermutlich nicht die Rechte dazu, weil du entweder in keiner Bar oder Gremium bist oder weil du kein GeMa-Mitglied bist. Falls du der Meinung bist, dass das ein Fehler ist, dann melde dich beim GeMa.

Produkt- und Preisübersicht

Alle Produkte, die regulär im GeMa gekauft werden können, können unter Products -> Browse Products eingesehen werden. Dort sind auch die aktuellen Preise hinterlegt. Für Bars und Gremien gibt es zudem die Übersicht unter Products -> Special Products. Diese Produkte können auf jeden Fall als Sonderbestellung bezogen werden. Die dort hinterlegten Preise können je nach Alter nicht mehr aktuell sein.

Gremien und Bars

Im Menu unter Account -> Select Account kannst du alle Gremien und Bars auswählen, in denen du Mitglied bist und für die du, wenn du zudem GeMa Mitglied bist, einkaufen kannst. Wenn du eine Gruppe auswählst oder deine aktuelle Gruppe anklickst (hier im Bild: "Getränkemagistat"), landest du auf der Übersichtsseite. Dort kannst du auf der linken Seite einen Sale oder eine Pre-Order erstellen. Darunter kannst du dir die Summe aller Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum ausgeben ("Account Balance"). Auf der rechten Seite siehst du alle Orders, Sales und Invoices der Gruppe inklusive deren Status, wozu du eine genauere Beschreibung weiter unten findest. Diese Übersicht siehst du auch wenn du kein GeMa Mitglied bist für alle deine Gruppen, einen Sale kannst du nur als GeMa Mitglied tätigen.

Verkauf (Sale) durchführen

HeLGA Leitfaden für Verkäufe durch Bars und Gremien.

Einen Sale erstellst du entweder aus einer Order heraus oder über den Button "Create Sale Now" in der Account Übersicht.

Du kannst dann Produkte hinzufügen ("Add Product"), Leergut das du zurück bringst hinzufügen ("Add Return Packaging") oder, nach vorheriger Absprache mit Einkäufer und/oder Finanzer, Kommissionsprodukte zurückgeben ("Add Return Product"). Checke bevor du das Lager verlässt, ob alles richtig eingetragen ist und schließe dann den Sale über "Lock Sale" ab. Falls du dann merkst, dass du etwas vergessen hast, erstelle einfach schnell einen zweiten Sale und gehe genau gleich vor. Sollte sonst etwas nicht stimmen, du beispielsweise den falschen Account ausgewählt hattest, wende dich an den Finanzer (im Zweifel per E-Mail: gema-kasse@hadiko.de, dieser kann das korrigieren.

Falls du ein Produkt in HeLGA nicht findest, dann ist es nicht für den Verkauf gedacht. Solltet ihr das explizit als Sonderbestellung ( Pre-Order) vorbestellt haben, dann kannst du es trotzdem mitnehmen, wenn du umgehend eine E-Mail an den Finanzer schreibst (gema-kasse@hadiko.de).

Alles was du mitnimmst muss in HeLGA eingetragen sein oder, falls es damit Probleme gab, umgehend per E-Mail dem Finanzer gemeldet werden!

Orders, Sales und Invoices

Orders

Eine Order kannst du erstellen, indem du Produkte unter Products -> Browse Products oder Products -> Special Products in deinen Einkaufswagen legst, woraus du dann einen Sale erstellen kannst. Eine Order allein dient aktuell nur dazu einen Sale zu erstellen, sie hat ansonsten keinerlei Bedeutung. Nimmst du also etwas aus dem Lager mit, musst du die Order unbedingt zu einem Sale weiterklicken!

Sales

Über Sales kannst du für Gremien oder Bars etwas kaufen, wie das geht steht weiter oben. Sales besitzen verschiedene Status, hier eine kurze Übersicht:

• Open: Sobald du ihn erstellst kannst du nun Produkte und Pfand hinzufügen - bitte unbedingt abschließen ("Lock Sale") sobald du fertig bist und das Lager verlässt
• Locked: Sale wurde vom Käufer abgeschlossen und wird mit der nächsten Rechnung abgerechnet - Änderungen kann nur der Finanzer vornehmen
• Marked for Invoicing: für den Käufer kein Unterschied zu Locked - damit kann der Finanzer auswählen, ob der Sale bei der Rechnungserstellung berücksichtigt wird oder nicht
• Invoiced: Der Sale wurde in Rechnung gestellt
• Resolved: Alles erledigt - der Sale, beziehungsweise die dazugehörige Rechnung, ist bezahlt

Invoices

Der Finanzer erstellt in regelmäßigen Abständen auf Grundlage der Sales Rechnungen, die dann per E-Mail verschickt werden und auch in HeLGA abrufbar sind. Dafür gibt es die folgenden Status:

• Open: Der Finanzer ist gerade dabei die Rechnung zu erstellen, diese ist noch nicht fertig und auch noch nicht verschickt
• Invoiced: Die Rechnung wurde verschickt, jetzt muss sie bezahlt werden. WICHTIG: Nach Bezahlung setzt der Finanzer den nächsten Status manuell, heißt möglicherweise ist die Rechnung auch schon bezahlt, nur noch nicht in HeLGA entsprechend markiert.
• Paid: Alles erledigt - die Rechnung ist bezahlt

Sobald eine Rechnung vom Finanzer erstellt wurde sind dort auch alle berücksichtigten Sale verlinkt (und andersrum) und der Sale Status ist an den Status der Rechnung gekoppelt.

Pre-Order

Klickt auf das Accountbild und wählt nun "Preorder Products". In der erscheinenden Liste klickt Ihr nun "Create Preorder".

Die Vorbestell-Maske. Hier kannst du Produkte anlegen.

Bars, Arbeitskreise, Gremien und Gruppen mit gesicherter Zahlungsabwicklung können Pre-Orders (Sonderbestellungen) für Produkte und Mengen außerhalb des Standardsortiments des GeMa bestellen. Wenn die bestellten Produkte bei unserem Lieferanten verfügbar sind, werden diese bei der nächsten Bestellung zum genannten Termin geliefert. Ein Angebot von Sonderbestellungen für Einzelpersonen ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich.

Hinweise für Sonderbestellungen

• Die meisten Produkte können zum nächsten regulären Liefertermin (alle 14 Tage) geliefert werden. Manchmal sind Produkte bei unserem Lieferanten nicht auf Lager, diese können sich dann um 2, bei ausgefallenen Wünschen sogar 4, Wochen verzögern. Bitte plant deshalb einen Puffer ein.
• Das Sortiment unseres Lieferanten ist nur begrenzt zugänglich. Eine Liste mit Getränken ist hier verlinkt. Die Preise in dieser Liste sind nur vorläufig und können sowohl nach oben als auch nach unten abweichen. Bei Fragen zur Verfügbarkeit von Produkten schreibt gerne eine E-Mail an den GeMa-Einkäufer .
• Abweichend zum normalen GeMa-Sortiment sind Bestellungen von Spirituosen ebenfalls und insbesondere flaschenweise möglich.
• Erfahrungen aus den Bestellungen der letzten Jahre:
  • Für manche Getränke gilt eine Mindestabnahmemenge von einer Palette (idR. 40 Kästen). In diesem Fall werden wir euch informieren.
  • Fässer und Hartalk scheinen relativ problemfrei auch einzeln lieferbar zu sein.
• Finden sich nicht genügend Tutoren für eine Annahme, oder erreichen wir eine Mindestabnahmemenge nicht, so kann eine Lieferung spontan ausfallen.
• Deadline für Bestellungen ist immer der Mittwoch vor Lieferdatum.
• Der GeMa hat wenig Lagerplatz. Bestellungen müssen innerhalb einer Woche abgeholt werden.

Vorgehen

Sonderbestellungen müssen in Helga aufgegeben werden. Geht dafür wie folgt vor:

1. Wählt, wie beim Abholen von Sonderbestellungen, in Helga den für das bestellende Gremium oder das bestellende Barteam passenden Account.
2. Geht nun auf eure Profilseite und wählt "Preorder Products". In der nun folgenden Listenansicht könnt ihr auch neue Vorbestellungen anlegen.
3. Sobald ihr eine Vorbestellung angelegt habt könnt ihr beliebige Sonderbestellprodukte und auch Freitextprodukte anlegen. Falls ihr Anmerkungen wie Substitute oder Lieferfristen habt könnt ihr diese auch hier eingeben. Wir versuchen diese immer möglichst genau zu beachten.
4. Wenn ihr fertig seid klickt ihr auf "Change to Preordered". Die Bestellung kommt dann beim GeMa an und wird von uns weiter bearbeitet.
5. Sobald die Bestellung da ist gibt es eine Information über die GeMa-Gruppe oder per E-Mail. Bitte holt eure Bestellugen dann zügig ab.

Wichtig: Der Geliefert-Status in der Vorbestellung reicht nicht aus um das Produkt aus dem Lager mitnehmen zu dürfen. Dafür muss wie gehabt ein Sale in Helga angelegt und das Produkt dort eingetragen werden. Wir versuchen Freitext-Produkte immer bis zur Lieferung der Bestellung in Helga auch selber anzulegen. Sollte ein Produkt zu diesem Zeitpunkt noch nicht existieren, verfasst bitte immer eine Mail an den GeMa-Finanzer, wir legen das Produkt dann schnellstmöglich an.

Kauf auf Kommission

Für größere Events (Specials, Hausfeste) bieten wir für unsere gängigen Produkte nach Absprache Kauf auf Kommission an. Das läuft folgendermaßen ab:

1. ihr meldet per E-Mail (gema-sonderbestellungen@hadiko.de) an für welche Veranstaltung und wann ihr welche Produkte in welcher Menge auf Kommission bestellen wollt
2. ihr bekommt dann zeitnah eine Antwort, ob das machbar ist
3. nach Bestätigung kauft ihr alles über einen regulären Sale ein
4. nach der Veranstaltungen gebt ihr alles übrige, was vorher abgesprochen wurde, zurück, in dem ihr die Produkte zurück ins Lager bringt und sie in einem Sale unter "Add Return Product" eintragt

GeMa Tutoren

Schichten

Unter Duty Times -> Next Duty Times könnt ihr euch für anstehende Schichten eintragen (Lagerverkäufe und Annahmen)

Preisschilder

Sollte euch bei einer Annahme oder einem Verkauf auffallen, dass ein Preisschild fehlt, dann könnt ihr dieses in der jeweiligen Produktansicht unter Products -> Browse Products über den pdf-Download Button oben rechts direkt runterladen und über das Webprint direkt ausdrucken und wieder aufhängen. Die Zugangsdaten für den GeMa-Druckaccount liegen auf dem Share.

Sonstiges

Profile

Unter "Accounts -> Profile" könnt ihr euere persönlichen Daten eintragen und bearbeiten, insbesondere euren Anzeigenamen.