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Zu den Sitzungen der Gremien der [[Selbstverwaltung]] (inkl. [[Arbeitskreis|Arbeitskreise]]) muss im Voraus rechtzeitig eingeladen werden. | Zu den Sitzungen der Gremien der [[Selbstverwaltung]] (inkl. [[Arbeitskreis|Arbeitskreise]]) muss im Voraus rechtzeitig eingeladen werden. Die hier erklärten Vorschriften sind der [https://files.hadiko.de/sv/ordnungen/einzeln/Satzung.pdf Satzung] und der [https://files.hadiko.de/sv/ordnungen/einzeln/Gremienordnung.pdf Gremienordnung] zu entnehmen.<ref>Im Zweifel gilt der (beschlossene) Inhalt der Ordnungen und nicht, was im Wiki steht!</ref> | ||
== Einladungsfrist == | ==Einladungsfrist== | ||
Die Fristen für die einzelnen Gremien sind in der [https:// | Die Fristen für die einzelnen Gremien sind in der [https://files.hadiko.de/sv/ordnungen/einzeln/Gremienordnung.pdf Gremienordnung] geführt: Bei den meisten Gremien - so auch bei Arbeitskreisen - beträgt diese 4 Tage. Dabei wird der Tag, an dem die Sitzung stattfindet, nicht mitgerechnet und es wird nur auf einen Tag genau (nicht etwa 4 mal 24 Stunden) gerechnet. (Vgl. [https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__188.html § 188 Abs. 1 BGB])<ref>Die Sonn- und Feiertagsregelung aus [https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__193.html § 193 BGB] trifft hier im Übrigen nicht zu.</ref> | ||
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Zum Beispiel: Wenn ihr am Freitag eine Sitzung machen wollt, müsst ihr spätestens am Montag um 24:00 Uhr eingeladen haben. Da es beim Ausrechnen der Frist immer wieder zu Verwirrung kommt, haben wir das hier '''am Beispiel von 4 Tagen''' einmal gemacht: | |||
Zum Beispiel: Wenn ihr am Freitag eine Sitzung machen wollt, müsst ihr spätestens am Montag um 24:00 Uhr eingeladen haben. | |||
Da es beim Ausrechnen der Frist immer wieder zu Verwirrung kommt, haben wir das hier am Beispiel von 4 Tagen einmal gemacht: | |||
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! Tag der Sitzung !! Tag, an dem die Einladung spätestens versendet werden muss | !Tag der Sitzung !!Tag, an dem die Einladung spätestens versendet werden muss | ||
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Informationsveranstaltungen sind generell mit einer Frist von | Alternativ dazu hilft die folgende Eselsbrücke: Wenn man die Einladung versendet gilt: "Noch vier mal schlafen bis zur Sitzung". Informationsveranstaltungen sind generell mit einer Frist von vier Tagen einzuladen (Also am selben Wochentag, eine Woche früher) | ||
== Form der Einladung == | ==Form der Einladung== | ||
Die Einladung muss '''Datum''', '''Ort''' und '''Zeitpunkt''' der Sitzung enthalten. | Die Einladung muss '''Datum''', '''Ort''' und '''Zeitpunkt''' der Sitzung enthalten. Außerdem müssen alle Themen der Sitzung mit eventuellen Antragstexten, zu denen Beschlüsse gefasst werden sollen, auf der Einladung aufgeführt werden. Über nicht genannte Themen darf ''nicht'' abgestimmt werden. Bei Anschaffungen ist ein Verfügungsrahmen anzugeben, der nicht überschritten werden darf. | ||
Außerdem müssen alle Themen der Sitzung mit eventuellen Antragstexten auf der Einladung aufgeführt werden. Über nicht genannte Themen darf ''nicht'' abgestimmt werden. | |||
Bei Anschaffungen ist ein Verfügungsrahmen anzugeben, der nicht überschritten werden darf. | |||
== Versenden der Einladung == | ==Versenden der Einladung== | ||
Einladungen sind vereinsintern zu veröffentlichen. | Einladungen sind vereinsintern zu veröffentlichen. Das heißt es '''muss''' jede Einladung ''fristgerecht'' an [mailto:sitzung@hadiko.de sitzung@hadiko.de] versendet werden. Diese [https://lists.hadiko.de/wws/info/sitzung Sitzungsmailingliste] kann von jedermann aboniert werden, zusätzlich sind alle [[Flursprecher]], sowie der [[Ältestenrat|Ära]] und der [[Erweiterter Vorstand|erVo]] automatisch Abonnenten der Liste. | ||
Um mehr Leute zu erreichen, kann die Einladung zusätzlich über [https://www.lists.kit.edu/sympa/info/hadiko-l HaDiKo-L] verteilt werden. Ebenfalls sollte die Einladung per E-Mail an das eigene Gremium versendet werden. | |||
Außnahme hiervon bilden die [[Mitgliederversammlung]] und der [[Kollegausschuss]], bei denen alle Vereinsmitglieder bzw. alle aktiven Vereinsmitglieder benachrichtigt werden müssen, sowie die [[Hausparlament]]e und [[Hausvollversammlung]]en, bei denen alle Bewohner des Hauses eingeladen werden müssen. | |||
==Protokoll== | |||
== Protokoll == | |||
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Jede Sitzung benötigt ein [[Protokoll]], das von einem Protokollanten geschrieben wird. Ist dieser zum Einladungszeitpunkt bereits bekannt kann er ebenfalls auf der Einladung genannt werden. | Jede Sitzung benötigt ein [[Protokoll]], das von einem Protokollanten geschrieben wird. Ist dieser zum Einladungszeitpunkt bereits bekannt kann er ebenfalls auf der Einladung genannt werden. | ||
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Aktuelle Version vom 17. Januar 2026, 21:54 Uhr
Zu den Sitzungen der Gremien der Selbstverwaltung (inkl. Arbeitskreise) muss im Voraus rechtzeitig eingeladen werden. Die hier erklärten Vorschriften sind der Satzung und der Gremienordnung zu entnehmen.[1]
Einladungsfrist
Die Fristen für die einzelnen Gremien sind in der Gremienordnung geführt: Bei den meisten Gremien - so auch bei Arbeitskreisen - beträgt diese 4 Tage. Dabei wird der Tag, an dem die Sitzung stattfindet, nicht mitgerechnet und es wird nur auf einen Tag genau (nicht etwa 4 mal 24 Stunden) gerechnet. (Vgl. § 188 Abs. 1 BGB)[2]
Zum Beispiel: Wenn ihr am Freitag eine Sitzung machen wollt, müsst ihr spätestens am Montag um 24:00 Uhr eingeladen haben. Da es beim Ausrechnen der Frist immer wieder zu Verwirrung kommt, haben wir das hier am Beispiel von 4 Tagen einmal gemacht:
| Tag der Sitzung | Tag, an dem die Einladung spätestens versendet werden muss |
|---|---|
| Montag | Donnerstag |
| Dienstag | Freitag |
| Mittwoch | Samstag |
| Donnerstag | Sonntag |
| Freitag | Montag |
| Samstag | Dienstag |
| Sonntag | Mittwoch |
Alternativ dazu hilft die folgende Eselsbrücke: Wenn man die Einladung versendet gilt: "Noch vier mal schlafen bis zur Sitzung". Informationsveranstaltungen sind generell mit einer Frist von vier Tagen einzuladen (Also am selben Wochentag, eine Woche früher)
Form der Einladung
Die Einladung muss Datum, Ort und Zeitpunkt der Sitzung enthalten. Außerdem müssen alle Themen der Sitzung mit eventuellen Antragstexten, zu denen Beschlüsse gefasst werden sollen, auf der Einladung aufgeführt werden. Über nicht genannte Themen darf nicht abgestimmt werden. Bei Anschaffungen ist ein Verfügungsrahmen anzugeben, der nicht überschritten werden darf.
Versenden der Einladung
Einladungen sind vereinsintern zu veröffentlichen. Das heißt es muss jede Einladung fristgerecht an sitzung@hadiko.de versendet werden. Diese Sitzungsmailingliste kann von jedermann aboniert werden, zusätzlich sind alle Flursprecher, sowie der Ära und der erVo automatisch Abonnenten der Liste.
Um mehr Leute zu erreichen, kann die Einladung zusätzlich über HaDiKo-L verteilt werden. Ebenfalls sollte die Einladung per E-Mail an das eigene Gremium versendet werden.
Außnahme hiervon bilden die Mitgliederversammlung und der Kollegausschuss, bei denen alle Vereinsmitglieder bzw. alle aktiven Vereinsmitglieder benachrichtigt werden müssen, sowie die Hausparlamente und Hausvollversammlungen, bei denen alle Bewohner des Hauses eingeladen werden müssen.
Protokoll
Jede Sitzung benötigt ein Protokoll, das von einem Protokollanten geschrieben wird. Ist dieser zum Einladungszeitpunkt bereits bekannt kann er ebenfalls auf der Einladung genannt werden.