Protokoll

Zu den Sitzungen der Gremien der Selbstverwaltung werden Protokolle aufgezeichnet. Diese Protokolle werden meist von einem vom Vorsitzenden auserwählten Protokollanten verfasst und anschließend vom Vorsitzenden (in überarbeiteter, formatierter Form) veröffentlicht.

Protokollieren

Wenn dich der Vorsitzende einer Sitzung auserwählt hat die Sitzung zu protokollieren, gilt es folgendes zu beachten:

1. Frag nach, oder bremse, wenn du nicht mit dem Protokollieren hinterher kommst.
2. Notiere jeden Antrag (Ja, Nein, Enthaltung) und jedes Meinungsbild (Ja,Nein) und den Namen des Antrag- / Meinungsbildsteller, falls der Antrag / Meinungsbild nicht in der Einladung erwähnt wird.
3. Notiere in selbsterklärenden Stichworten den Inhalt der Abstimmungen / Meinungsbilder.
4. Skizziere den Diskussionsverlauf und benenne die Einwände, Erörterungen der Personen (Namen nicht vergessen, siehe Punkt 1). Von wem kam welcher Einwand/Beitrag? Alle Abstimmungsergebnisse, Meinungsbilder, Anträge, GO-Anträge, und alles weitere, was den Gang der Diskussion und die Entscheidung auf der Sitzung beeinflußt hat. Fragen, die Auftauchen, sollten mit den Antworten niedergeschrieben werden oder, wenn sie nicht beantwortet werden (können), eben das vermerkt werden. Natürlich muß nicht jedes Wort der Diskussion mit ins Protokoll aufgenommen werden, zum Teil können auch kurze prägnante Stichwörter reichen. Der Verlauf der Diskussion muß trotzdem ersichtlich sein/bleiben.
5. Lese das fertige Protokoll durch und vergiss, das du auf der Sitzung zugegen warst. Wenn du jetzt alles, was du geschrieben hast verstehst ohne die Einladung hinzu ziehen zu müssen, hast du ein gutes Protokoll geschrieben.
6. Schreibe die Stichworte in folgendem Format in ganzen Sätzen aus:
   • Person XY sagt....
   • Person YZ erwiedert....
   • Abstimmungsergebnis TOPn (Ja/Nein/Enthaltung)
   • Antrag (bswp. Änderungsantrag/GO-Antrag) von Person XY *bezeichnung des Änderungsantrages/GO-Antrages* Ergebnis ((Ja/Nein/Enthaltung)/ohne Gegenrede)
7. Korrigiere dein Protokoll auf Rechtschreibfehler und grammatikalische Korrektheit (Ganze Sätze!).
8. Um dem Vorsitzenden in diesem Fall Formatierungsarbeit zu ersparen, beachte bitte diese einfachen Richtlinien. Sonstige Formatierungen sind verschwendete Mühe.

Sinn eines Protokolls

Anhand von Protokollen sollen sich Leute darüber informieren können:

1. Wer auf der entsprechenden Sitzung anwesend war.
2. Wie die Diskussionsverläufe zu den verschiedenen Punkten waren
3. Das Protokoll ist auch als Gedankenstütze für die Teilnehmer zu sehen. Nach 2-3 Wochen sind die Erinnerungen nicht mehr so frisch und an Hand des Protokolls sollte die Thematik wieder aufzufrischen sein.

Aufbau eines Protokolls

1. Der Kopf
   1. Art der Sitzung
   2. Ort, Datum, Beginn der Sitzung
   3. Anwesenheitsliste (inkl. Gäste) (muss vom Protokollanten nicht festgehalten werden, sofern sie seperat vorliegt)
2. Der Hauptteil
   1. Jeder einzelne Punkt (Top) hat eine Überschrift, aus der klar hervor geht um was es geht. (Beim Protokollieren reicht oft die Nummer des TOP.)
   2. Diskussionsverlauf, falls eine geführt wurde.
   3. Abstimmungsergebnis(JA/NEIN/ENTHALTUNG)/Meinungsbild(JA/NEIN) falls von Nöten.
   4. Antragssteller von GO-Anträgen/Änderungsanträgen.
   5. Abwesenheiten von stimmberechtigten.
3. Der Schluß
   1. Ende der Sitzung

Etikette

1. Protokolle haben oft Fristen. Das hat den Sinn, daß das Protokoll möglichst geschrieben wird, wenn die Sitzung noch frisch in Erinnerung ist und daß Einspruchsfristen, die bei manchen Sitzungen bestehen nicht bis in alle Ewigkeiten dauern. Diese Fristen müssen eingehalten werden. Als Richtlinie gilt, innerhalb von drei Tagen sollte das Protokoll fertig sein.
2. Die Namen der Personen müssen stimmen, nicht nur auf der Anwesenheitsliste, sondern auch im Text.
3. Äußerungen von Personen dürfen nicht aus dem Zusammenhang gerissen werden.

Vorlage

Das HaDiKo hat eine LaTeX-Vorlage für Protokolle, welche du unter diesem Link finden kannst. Um darauf zuzugreifen, musst du dich vorher oben rechts mit deinem HaDiKo-Account anmelden.