Ehemalige/TreffenHowTo: Unterschied zwischen den Versionen

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== Termin festlegen ==
== Termin festlegen ==
Sarah: September ist der beste Monat nach Umfragen in den vergangen Jahren aber man kann es nie allen recht machen. Bisher wechseln wir die Wochenenden im September durch, weil es oft feste jährliche Termine im September gibt, die dazwischen funken.  
Immer einen Samstag früher als letztes Jahr.  


Ggf. vor Veröffentlichung mit Ehemaligensprecher / Vorstand / K1 Bar absprechen
Ggf. vor Veröffentlichung mit Ehemaligensprecher / Vorstand / K1- / K6 Bar absprechen (BA wegen AG am erstem Samstag im Monat)
 
Idee: immer einen Samstag früher als letztes Jahr.


Nachdem der Termin Festgelegt ist:
Nachdem der Termin Festgelegt ist:


* [mailto:k1bar@hadiko.de K1 bar]
* [mailto:k1bar@hadiko.de K1 bar]
* [mailto:k6bar@hadiko.de K6 bar] Kaffee Kuchen
* [mailto:k6bar@hadiko.de K6 bar] Kaffee Kuchen / Grillen
* Belegu[[Belegungsplan/Saal|n]]<nowiki/>gsplan eintragen  
*Kalender updaten
** ggf. K1 Bar Kalender + Schichtplan
* [[Belegungsplan/Saal|Belegungsplan]] eintragen
* auf [https://www.hadiko.de/verein/ehemalige Hadiko Webseite] eintragen lassen ([mailto:ehemaligensprecher@hadiko.de Ehemaligensprecher])
**ggf. K1 Bar Kalender + Schichtplan
* [mailto:festlager@hadiko.de Festlager] reservieren (vor allem Bierbänke)
** auf [https://www.hadiko.de/verein/ehemalige Hadiko Webseite] eintragen lassen ([mailto:ehemaligensprecher@hadiko.de Ehemaligensprecher])
* [mailto:ervo@hadiko.de Ervo] nach Führungen fragen
**im Hadiko Wiki
* ggf. Vorstand auf Mitgliedersprechstunde
***[[Fest#HaDiKo-Feste im aktuellen Semester|Aktuelle Ereignise]]
***[[Ehemalige#Ehemaligentreffen|Ehemaligenseite]]
**[https://www.facebook.com/groups/ehemaligehdk Facebook]
*Reservierungen
**[mailto:festlager@hadiko.de Festlager] reservieren (vor allem Bierbänke)
**[mailto:euff@hadiko.de Euff Verwalter] Kaffeemaschiene reservieren
**[mailto:becher@hadiko.de Becher Verwalter] ggf. Bercher reservieren
*[mailto:ervo@hadiko.de Ervo] nach Rundgängen fragen
*ggf. Vorstand auf Mitgliedersprechstunde


== Ankündigungen / Mails ==
==Ankündigungen / Mails==
Das Treffen sollte möglichst frühzeitig angekündigt werden und regelmäßige Erinnerungen (monatlich) und kurz vor dem Treffen immer häufiger (z.B. Juli 2x, August 3x, September je nach Datum)
Das Treffen sollte möglichst frühzeitig angekündigt werden und regelmäßige Erinnerungen (monatlich) und kurz vor dem Treffen immer häufiger (z.B. Juli 2x, August 3x, September je nach Datum)


=== Mail Ideen ===
===Mail Ideen===
Kommunikationsstruktur bzw. Ideen - am besten 1 Idee pro E-Mail weil die Aufmerksamkeitsspanne kurz ist:  
Kommunikationsstruktur bzw. Ideen - am besten 1 Idee pro E-Mail weil die Aufmerksamkeitsspanne kurz ist:  


* Datum festlegen
*Datum festlegen  


* Frage nach Feedback
*Frage nach Feedback


* Ideen für das nächste Treffen sammeln für Essen, Uhrzeit etc.  
*Ideen für das nächste Treffen sammeln für Essen, Uhrzeit etc.


* Motivieren, es weiter zu sagen
*Motivieren, es weiter zu sagen


* Anmelden in Pad (das motiviert Leute vielleicht, wenn sie sehen aaaah der Kai kommt oder och neeeee, die Sarah kommt)
*Anmelden in Cryptpad / Umfrage,
** Cryptpad
**Name, Zimmer/Flur, Wohnzeitraum
** Unverbindliche Essens Anmeldung
***das motiviert Leute vielleicht, wenn sie sehen xy kommt
**ggf. Unverbindliche Essens Anmeldung


* Letzter Reminder
*Letzter Reminder  


* Tag des Events reminder
*Tag des Events Reminder


== Wahl Ehemaligensprecher ==
==Wahl Ehemaligensprecher==
Alle 2 Jahre
Wahl Alle 2 Jahre auf der Ehemaligensitzung. Siehe Ehemaligenordnung


Wahl in Präsenz oder Briefwahl
==Kurzfristige Event Vorbereitung ==


Ankündigung mindestens 2 Monate vorher
*Idee: beamer mit bildern zb. von Galery
*Erinnerungsmails an alle Beteiligten und Termine vereinbaren
*ggf Hausmeister?


'''TODO planen'''
*Ehemaligenliste
 
*ggf mit BA genauen Ablauf wegen des AGs absprechen
== Kurzfristige Event Vorbereitung ==
*K1 Bar
 
**Schichtplan & Schichten
* Erinnerungsmails an alle Beteiligten und Termine vereinbaren
**Grillen vorbereiten
 
***Fleisch bestellen und  abholen
* Ehemaligenliste
***[[Ehemalige/TreffenHowTo/Essen|Mengen History]]
* K1 Bar
** Schichtplan & Schichten
** Grillen vorbereiten
*** Fleisch bestellen und  abholen
*** [[Ehemalige/TreffenHowTo/Essen|Mengen History]]  
**Einkäufe
**Einkäufe
***Grillkohle  
***Grillkohle
***Ketchup, Senf
***Ketchup, Senf
***Servietten  
***Servietten
***Pommestüten, Piekser, Gewürtz,
***Pommestüten, Piekser, Gewürtz,
***...
***genug Fassbier
* Festlager / Kaffeemaschine
***Krepband + Edding
* ggf. Wahl Ehemaligensprecher vorbereiten
*Festlager / Kaffeemaschine
* ggf. Mitgliedersprechstunde mit Vorstand abklären
* ggf. Ehemaligensitzung
**Wahl Ehemaligensprecher vorbereiten
**Überprüfung der passiven Mitglieder
**ggf. Mitgliedsanträge vom Vorstand  
*Hüpfburg ?
*HS/HP einbeziehen z.B. "Zeigen wie geil das Hadiko ist"
*Preisschilder vorbereiten


== Am Event Tag ==
==Am Event Tag==
Aufbau
Aufbau


* Biertische holen
*Preischilder Drucken
*Biertische holen
* Kaffeemaschine holen
* Kaffeemaschine holen
* '''Gästebuch Ehemaligen (SVGS) holen'''
*'''Gästebuch /Visitenkarten Ehemaligen (SVGS) holen'''
* Grill vorbereiten
*Kreppband + Edding hinlegen (Name, Zimmer/Flur, Wohnzeitraum)
* ggf. Wahl aufbauen / durchführen
*Visitenkarten
* ggf. Vorstandssprechstunde aufbauen
*ggf. Festschriften o. Ä.
*Grill vorbereiten


== Nach dem Event ==
==Nach dem Event==
Aufräumen / Putzen  
Aufräumen / Putzen  


Alles wegbringen (Biertische, Kaffeemaschine, Gästebuch)
Alles wegbringen (Biertische, Kaffeemaschine, Gästebuch)


Dankes Mail / feedback
Dankes Mail / Feedback
 
Zeitnah neuen Termin Festlegen


== Ideen ==
Mengen Historie updaten
mini Flyer  / Visitenkarten


* Email Adresse
Zeitnah neuen Termin festlegen
* Webseite


[[Kategorie:Ehemalige]]
[[Kategorie:Ehemalige]]

Aktuelle Version vom 11. Februar 2026, 19:20 Uhr

Kanäle

Mailingliste ehemalige@. Abgesendet und Reply to ehemaligenTreffen@

Facebook Ehemaligen

Sarah: Ich hatte noch andere Plattformen ausprobiert aber nicht so viel Erfolg da

Termin festlegen

Immer einen Samstag früher als letztes Jahr.

Ggf. vor Veröffentlichung mit Ehemaligensprecher / Vorstand / K1- / K6 Bar absprechen (BA wegen AG am erstem Samstag im Monat)

Nachdem der Termin Festgelegt ist:

Ankündigungen / Mails

Das Treffen sollte möglichst frühzeitig angekündigt werden und regelmäßige Erinnerungen (monatlich) und kurz vor dem Treffen immer häufiger (z.B. Juli 2x, August 3x, September je nach Datum)

Mail Ideen

Kommunikationsstruktur bzw. Ideen - am besten 1 Idee pro E-Mail weil die Aufmerksamkeitsspanne kurz ist:

  • Datum festlegen
  • Frage nach Feedback
  • Ideen für das nächste Treffen sammeln für Essen, Uhrzeit etc.
  • Motivieren, es weiter zu sagen
  • Anmelden in Cryptpad / Umfrage,
    • Name, Zimmer/Flur, Wohnzeitraum
      • das motiviert Leute vielleicht, wenn sie sehen xy kommt
    • ggf. Unverbindliche Essens Anmeldung
  • Letzter Reminder
  • Tag des Events Reminder

Wahl Ehemaligensprecher

Wahl Alle 2 Jahre auf der Ehemaligensitzung. Siehe Ehemaligenordnung

Kurzfristige Event Vorbereitung

  • Idee: beamer mit bildern zb. von Galery
  • Erinnerungsmails an alle Beteiligten und Termine vereinbaren
  • ggf Hausmeister?
  • Ehemaligenliste
  • ggf mit BA genauen Ablauf wegen des AGs absprechen
  • K1 Bar
    • Schichtplan & Schichten
    • Grillen vorbereiten
    • Einkäufe
      • Grillkohle
      • Ketchup, Senf
      • Servietten
      • Pommestüten, Piekser, Gewürtz,
      • genug Fassbier
      • Krepband + Edding
  • Festlager / Kaffeemaschine
  • ggf. Ehemaligensitzung
    • Wahl Ehemaligensprecher vorbereiten
    • Überprüfung der passiven Mitglieder
    • ggf. Mitgliedsanträge vom Vorstand
  • Hüpfburg ?
  • HS/HP einbeziehen z.B. "Zeigen wie geil das Hadiko ist"
  • Preisschilder vorbereiten

Am Event Tag

Aufbau

  • Preischilder Drucken
  • Biertische holen
  • Kaffeemaschine holen
  • Gästebuch /Visitenkarten Ehemaligen (SVGS) holen
  • Kreppband + Edding hinlegen (Name, Zimmer/Flur, Wohnzeitraum)
  • Visitenkarten
  • ggf. Festschriften o. Ä.
  • Grill vorbereiten

Nach dem Event

Aufräumen / Putzen

Alles wegbringen (Biertische, Kaffeemaschine, Gästebuch)

Dankes Mail / Feedback

Mengen Historie updaten

Zeitnah neuen Termin festlegen

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