HowTo Fest/Catering

Catering während dem Fest ist dazu gedacht die Helfer und HS bei Laune und Arbeit zu halten. Am besten eigen sich zum Auf- bzw. Abbau belegte Brötchen, Kaffee und Wasser welche man den Helfern direkt zum Aufbau bringt. Catering während dem Fest ist hauptsächlich für die Security und HS gedacht, war aber schon teilweise für Bands da (bei Catering für Bands wäre ich aber eher Skeptisch, da die dann viel mehr Trinken und es einen erheblichen Mehraufwand darstellt alles zu kontrollieren und abzurechen). Das Essen am besten im EUFF in der Küche warm halten, die Leute sollen sich dann selbst bedienen. Beim Essen darauf achten das man etwas Kocht was lange warm gehalten werden kann ohne seltsam zu werden (Chilli, Spagetti, etc.)

Vorbereitung

Standortwahl

• Wo findet das Catering statt? (drinnen oder draußen)
• Sind Catering und Catering-Ausgabe zusammengelegt?
• Ist eine Küche plus Spülmöglichkeit vorhanden?
• Müssen E-Geräte, Grill, Tische und Stühle, Kochequipment etc. angefragt/antransportiert werden?
• Wie funktionieren Geschirrrückgabe und Mülltrennung?
• Sollen Getränke frei zugänglich oder ausgegeben werden?
• Selbstbedienung beim Buffet oder Essensausgabe?

Gerichtewahl

• Wann findet das Fest statt? (Sommer- oder Wintersaison)
• Welche Mahlzeiten sollen gereicht werden? (Frühstück, Brotzeit, Abendessen warm)
• Für wie viele Personen muss geplant werden?
• Sind Nahrungsmittelintoleranzen, ethische/religiöse Aspekte bekannt? (Veganer, Vegetarier etc.)
• Wie kann ich das Maximale aus meinem Budget herausholen?

Personenwahl

• Wie viele Hauptverantwortliche soll es geben? (1-2 Leiter )
• Soll es ‚feste‘ Helfer geben? (1-2 Helfer, die sich abwechseln)
• Sollen Helferschichten eingeplant werden? (z. B. Zweistundenhelfer)

Tipps

Hauptmahlzeiten

(für ‚aktive‘ Helfer, Securities, Sannis, Bands, usw.)

• Ca. 2-3 Hauptspeisen plus 1-2 Beilagen sind bei 50-100 Personen optimal.
• Es geht nichts über Pasta als Beilage! (Reis, Kartoffeln und Gemüse sind auch okay, Püree und Knödel eher aufwändiger).
• Ein bunter großer Salat plus 1-2 Dressings (sollte gegrillt werden, mehrere kleine Salate und Brot).
• Ein süßes Dessert (Pudding, Blechkuchen etc.) kommt immer gut an =)
• Anzahl der Gerichte = 1,5-2 x Anzahl der Personen (Abweichungen je nach Anzahl der Mahlzeiten).
• Je nach Witterung leichte bis gutbürgerliche Gerichte, die einfach, schnell und unkompliziert in der Zubereitung sind und warmgehalten (Temperatur (>65 °C) beachten!) werden können (z.B. Gulasch, Curries, gefülltes Gemüse, Aufläufe, Eintöpfe, Gemüse-Fleisch-Pfanne, Geschnetzeltes, …).
• Bei zweitägigen Festen auf Wiederverwetung der Gerichte achten (bspw. kann eine Bolognese vom ersten Tag als Grundlage für ein Chili am zweiten Tag genutzt werden)

Zwischenmahlzeiten – zum Mitnehmen

(für ‚aktive‘ Helfer beim Auf-/Abbau, Bühne, Techniker, für Leute, die nicht zum Essen kommen können)

• Belegte Brötchen/Brot (eine Scheibe Brot bzw. ein halbes Brötchen vorab belegen und auf Tabletts servieren) in ausreichender! Stückzahl.
  • Handbrot kommt auch immer super an (hier aber darauf achten, dass die vegetarische Variante und die mit Fleisch auf den ersten Blick unterscheidbar sind)
• Zum Belegen prima: Wurst, Salami, Käse, Schinken, Gurke, Essiggurken, Paprika, Frischkäse etc.
• Obst (v. a. im Sommer) als Vitaminkick für Zwischendurch (Äpfel, Bananen, Mandarinen, Melonen).
• Süßigkeiten wie Kekse, Schokolade, Gummibärchen, Schoko-/Müsliriegel und alles andere, was das Herz begehrt.
  • Kaffeemaschine vom AKK ist genial; für Tee und Kaffee geeignet; bei Bestellung Kannen nicht vergessen!

Frühstück, falls gewünscht

(für ‚aktive‘ Helfer)'

• Brötchen/Brot, also diverse Backwaren.
• Aufstriche wie Butter, Margarine, Frischkäse, Nutella, aber auch Käse und Wurst.
• Kaffee, Tee, Milch, Zucker.
• Hier auch gerne mit Foodsharing kooperieren. Da können mal 100 Eier abspringen da kann man dann ein super Frühstück mit machen

Getränke

(je nach Getränk gut gekühlt ausgeben)

• Flaschenbier (Standard).
  • Wird prinzipiell nicht mehr gemacht. Orga kann sich auf dem Fest Bier holen und die Secus sollen keinen Alkohol während der Schicht trinken.
• Ausreichend nichtalkoholische Getränke (Standard).
• Tee – nach Bedarf – und Kaffee (mit Zucker, Milch und Milchalternativen.).

Einkaufsliste/Speiseplan

• Kosten-/Mengenkalkulation, z. B. mit Excel (Rezepte hochmultiplizieren).

Zeitplan

Vorbereitung

Im Laufe des WS/SS nach Helfer(n) suchen

1-2 Monate vor dem Fest

1. Gedanken zu Mahlzeiten machen, Speiseplan erstellen (mit Angabe zum Bezug der LM, Discounter sind oftmals günstiger als Großmärkte).
2. Anzahl der zu bewirtenden Personen anfragen (Bands, DJs, Techniker, Sannis, Security, Helfer, usw.).
3. Anfrage bei Bars, AKK oder anderen Wohnheimen bzgl. Equipment-Reservierung, Equipment-Transport klären.
4. Aufgaben nach Prioritäten ordnen (Was ist wichtig, was ist delegierbar?).

1 Woche vor dem Fest

1. Detaillierte Einkaufsliste erstellen.
2. Getränke beim Gema vorbestellen.
3. Anfrage zum Budget beim Finanzer (Vorkasse?).

4-5 Tage vor dem Fest

1. Backwaren (Brötchen/Brot etc.) beim Bäcker bestellen.
2. Essenszeiten mit Bands, DJs und vor allem mit Securities klären (allgemeinen Beginn fürs (Abend-)Essen ansetzen).
3. Hinweisschilder in Auftrag geben (= laminiertes Papier, sorgen für ein bisschen Ordnung), Beispiele für Beschriftungen: Restmüll, Wertstoff, Leergut, Speiseplan, Nicht Rauchen, Bitte Geschirr aufräumen, Glasflaschen verlassen nicht den Catering-Bereich, Getränkeliste, usw.
4. Telefonliste (Nummern aller Beteiligten) drucken lassen.
5. Vorbereitung-, Auf- und Abbauzeitplan erstellen (genügend Pufferzeit einplanen – 60:40).

1-2 Tage vor dem Fest/Aufbau

1. Einkaufen fahren (evtl. Angebote berücksichtigen, Bei seperaten Einkäufer auf gute Koordiantion und Absprache mit diesem achten.).
2. Equipment liefern lassen/abholen (eventuell mit anderen Bereichen absprechen, sonst Doppelfahrten --> mit Materialern absprechen. Es ist viel Equipment im HaDiKo vorhanden, es braucht aber oft mehr Behälter und GNs als das HaDiKo besitzt).
3. Evtl. mobile Küche aufbauen.

1 Tag vor dem Fest/Aufbau

1. Backwaren beim Bäcker abholen (1. Ladung). (oder selber backen)
2. Brotzeit, Obst, Kaffee, Süßes (evtl. kleines Abendessen) für Aufbauhelfer bereithalten.
3. Dessert/Nachspeise plus 1 Hauptgericht (muss am Festtag nur erwärmt werden) am Vortag zubereiten (spart Zeit und Nerven am Festtag).
4. Catering-Ausgabe aufbauen (Sitzgelegenheiten, Buffetecke und Flaschenausgabebereich gestalten, Abfalleimer, Müll-/Geschirr-/Flaschenrückgabebereich einplanen, nach Lust Deko bzw. Annehmlichkeiten wie Kicker aufstellen).

Am Tag des Festes

1. Backwaren beim Bäcker abholen (2. Ladung).
2. Kaffee, belegte Brötchen, Süßes, Obst etc. reichen (immer kleine Portionen).
3. Falls benötigt Telefonanlage installieren lassen.
4. Kühlschränke mit Getränken füllen, falls am Vortag noch nicht erledigt.
5. Gerichte/Beilagen jeweils in kleinen Mengen in verschiedenen Zeitabständen zubereiten (evtl. einzelne Zutaten bereits vorab vorbereiten, sodass alles nur noch zusammengefügt und gekocht werden muss).
6. Essen frühzeitig ansetzen, sodass alle gestärkt ins Fest gehen können.
7. Thermobehälter rechtzeitig vor dem Servieren mit Wasser füllen, erwärmen, Essen einfüllen.
8. Hinweisschilder gut sichtbar anbringen.

Duchrührung

Während dem Fest/der Catering-Ausgabe

1. Gerichte/Beilagen jeweils in kleinen Mengen in verschiedenen Zeitabständen zubereiten/erwärmen.
2. Evtl. an Late-Night-Snack denken.
3. Rücksprache mit Securities, usw. halten bzgl. Unverhoffte Änderungen
4. Z. B. Selbstbedienung bei Hauptgerichten, Beilagen, Salaten, Dessert, Obst, Süßem und Kaffee.
5. Stets ein Auge aufs Essen haben, rechtzeitig reagieren und neue Beilagen kochen/Portionen erwärmen oder nachfüllen oder frischen Kaffee kochen (z. B. bei Nudeln: Kochzeit des Wassers berücksichtigen).
6. Getränkevorrat kontrollieren, beim BiMi nachbestellen.
7. Falls erforderlich Geschirr/Besteck zwischenzeitlich spülen, damit nichts ausgeht.
8. Auf Ordnung und Sauberkeit im Essbereich achten.
9. Getränke ausgeben (kein Alk an Securities).
10. Stets prüfen, wer Anspruch auf Catering hat (‚Fremde‘ sind tabu).

→→→ typische Aufgaben für (Zweistunden-) Helfer

Abbau

1. Brotzeit, Obst, Kaffee, Süßes für Abbauhelfer bereithalten.
2. (Nicht erwärmte) Lebensmittelreste kalt stellen (können evtl. später als Abendessen gereicht werden).
3. (Koch-) Geschirr spülen, sortieren und aufräumen.
4. Restgetränke aus Kühlschränken ausräumen, zusammen mit Leergut abtransportieren lassen.
5. Essbereich und Buffetecke aufräumen (Müll entfernen, Tische säubern).
6. (Mobile) Küche reinigen, abholen lassen.
7. Kochequipment säubern, zurückgeben.
8. Hinweisschilder entfernen.
9. Müll entsorgen.
10. Boden reinigen.

→→→ es geht nichts über fleißige Helferlein …