HowTo Fest/Heimfesthauptorga - Versionsgeschichte

Sebastian.hormel: /* Drei Monate vor Fest */

2024-08-11T18:41:25Z

Drei Monate vor Fest

← Nächstältere Version		Version vom 11. August 2024, 19:41 Uhr
Zeile 62:		Zeile 62:
	* Antrag bei Stadt (spätestens zwei Monate vorher)		* Antrag bei Stadt (spätestens zwei Monate vorher)
	** dafür muss fertig sein: Geländeplan, Zeitplan		** dafür muss fertig sein: Geländeplan, Zeitplan
	** [Straßenverkehrsstelle] (darin enthalten: Bauordnungsamt, Branddirektion)		** [https://pdf.form-solutions.net/servlet/de.formsolutions.FillServlet?sid=QaxjxAaqkv19rAAf6t5MgVvFTqmNMcG3&1=r.pdf Straßenverkehrsstelle] (darin enthalten: Bauordnungsamt, Branddirektion)
	*** ausgefülltes Formular		*** ausgefülltes Formular
	*** Betriebsbeschreibung mit Geländeplan		*** Betriebsbeschreibung mit Geländeplan
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	*** Versicherungsbestätigung (Vorstand fragen)		*** Versicherungsbestätigung (Vorstand fragen)
	*** Veranstaltererklärung		*** Veranstaltererklärung
	** [Schankgenehmigung]		** [https://web1.karlsruhe.de/service/Formulare/ordnungsamt/2017-06-26_Gestattung-voruebergehender-Gaststaettenbetrieb.pdf Schankgenehmigung]
	*** ausgefülltes Formular		*** ausgefülltes Formular
	*** Betriebsbeschreibung (nicht unbedingt Pflicht)		*** Betriebsbeschreibung (nicht unbedingt Pflicht)

Damian.spinola: Bisschen Großkleinschreibung / Tippfehler

2024-07-17T08:58:03Z

Bisschen Großkleinschreibung / Tippfehler

← Nächstältere Version		Version vom 17. Juli 2024, 09:58 Uhr
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	== Arbeitsweise ==		== Arbeitsweise ==
	~~legt~~ intern in der Hauptorga eine Arbeitsweise fest, wie ihr bis zum Fest arbeiten wollt. Dabei geht es unter anderem um:		Legt intern in der Hauptorga eine Arbeitsweise fest, wie ihr bis zum Fest arbeiten wollt. Dabei geht es unter anderem um:
	* Share und/ oder CryptPad		* Share und/ oder CryptPad
	* regelmäßige Treffen in Kleingruppen/ den einzelnen Bereichen		* regelmäßige Treffen in Kleingruppen/ den einzelnen Bereichen
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	* Aufgabenverteilung, siehe oben. Oft auch schon vor der Sitzung, offenes nach der Sitzung		* Aufgabenverteilung, siehe oben. Oft auch schon vor der Sitzung, offenes nach der Sitzung

	=== ~~erste~~ Häfte der Planung ===		=== Erste Häfte der Planung ===
	* Bereiche planen, ihr unterstützt		* Bereiche planen, ihr unterstützt
	* nach und nach Geländplan erstellen (erfahrungsgemäß ändert man den oft :D)		* nach und nach Geländplan erstellen (erfahrungsgemäß ändert man den oft :D)
Zeile 73:		Zeile 73:
	* Fahrradräumung veranlassen		* Fahrradräumung veranlassen

	=== ~~letzten~~ zwei Monate vor Fest ===		=== Letzten zwei Monate vor Fest ===
	* zweiwöchig Sitzung		* zweiwöchig Sitzung
	* Detailplanung in allen Bereichen		* Detailplanung in allen Bereichen

Damian.spinola: Einholgen -> einholen

2024-07-17T08:53:50Z

Einholgen -> einholen

← Nächstältere Version		Version vom 17. Juli 2024, 09:53 Uhr
Zeile 11:		Zeile 11:
	** [https://gerrit.hadiko.de/admin/repos/hadiko/hdk_template,general HaDiKo-Tamplate] für Einladungen		** [https://gerrit.hadiko.de/admin/repos/hadiko/hdk_template,general HaDiKo-Tamplate] für Einladungen
	** Diskussionsthemen mit vorbereitetem Diskussionsinhalt ausführlich auf Einladung (vorbereiteter Geländeplan, vorbereitetes Schlüssel/zugangskonzept, Designvorschläge, Bandvorschläge, etc.)		** Diskussionsthemen mit vorbereitetem Diskussionsinhalt ausführlich auf Einladung (vorbereiteter Geländeplan, vorbereitetes Schlüssel/zugangskonzept, Designvorschläge, Bandvorschläge, etc.)
	** Themen aus verschiedenen Bereichen ~~einholgen~~, die dann auch schon auf der Einladung sind		** Themen aus verschiedenen Bereichen einholen, die dann auch schon auf der Einladung sind

	== Arbeitsweise ==		== Arbeitsweise ==

Sebastian.hormel: /* Woche vor Fest */

2024-07-17T08:49:23Z

Woche vor Fest

← Nächstältere Version		Version vom 17. Juli 2024, 09:49 Uhr
Zeile 96:		Zeile 96:
	* letzte Festko Sitzung: Festübersicht, Verantwortliche, Telefonnummern, Zeitplan etc. in Präsi		* letzte Festko Sitzung: Festübersicht, Verantwortliche, Telefonnummern, Zeitplan etc. in Präsi
	* Flurstandsunterweisung (vor oder nach Hygieneschulung)		* Flurstandsunterweisung (vor oder nach Hygieneschulung)
			*Polizei Durlach anrufen und Fest ankündigen
			**eigentlich sollten sie das vom Ordnungsamt bekommen, meistens wissen sie aber nichts davon
			**freuen sich dann, dass du anrufst und ihnen danach die ganzen Genehmigungsunterlagen schickst

	=== Fest ===		=== Fest ===

Sebastian.hormel: Die Seite wurde neu angelegt: „Als Hauptorga am Heimfest hast du/ habt ihr eine besondere Verantwortung, da einer von euch das Fest bei der Stadt anmeldet und daher auch entsprechend verantwortungsbewusst handeln muss (Veranstalter ist offiziell der HaDiKo e.V. und dieser hat auch eine entsprechende Veranstaltungsversicherung, es geht hier also nur um (grob) fahrlässig :D) Was für die Planung alles berücksichtigt werden muss, findest du im Folgenden in chronologischer Reihenfolge.…“

2024-07-17T08:44:52Z

Die Seite wurde neu angelegt: „Als Hauptorga am Heimfest hast du/ habt ihr eine besondere Verantwortung, da einer von euch das Fest bei der Stadt anmeldet und daher auch entsprechend verantwortungsbewusst handeln muss (Veranstalter ist offiziell der HaDiKo e.V. und dieser hat auch eine entsprechende Veranstaltungsversicherung, es geht hier also nur um (grob) fahrlässig :D) Was für die Planung alles berücksichtigt werden muss, findest du im Folgenden in chronologischer Reihenfolge.…“

Neue Seite

Als Hauptorga am Heimfest hast du/ habt ihr eine besondere Verantwortung, da einer von euch das Fest bei der Stadt anmeldet und daher auch entsprechend verantwortungsbewusst handeln muss (Veranstalter ist offiziell der HaDiKo e.V. und dieser hat auch eine entsprechende Veranstaltungsversicherung, es geht hier also nur um (grob) fahrlässig :D)

Was für die Planung alles berücksichtigt werden muss, findest du im Folgenden in chronologischer Reihenfolge. Allerdings besteht kein Anspruch auf Vollständigkeit und sowieso nichts kann Erfahrung ersetzen, sprich bei Unklarheiten oder Fragen steht euch sicher immer jemand aus den vorherigen Jahren zur Verfügung. Auch muss oft das Rad nicht neu erfunden werden, auf dem Festko Share oder in den CryptPad Ordnern der vergangenen Jahre findet sich sicher vieles, was wieder verwendet werden kann.

== Allgemeine Aufgaben ==
* regelmäßig zu Sitzungen einladen
** die erste ca. ein 3/4-Jahr vorher
** anfangs reicht eine monatlich
** gegen Ende zweiwöchig
* jede Sitzung gut vorbereiten
** [https://gerrit.hadiko.de/admin/repos/hadiko/hdk_template,general HaDiKo-Tamplate] für Einladungen
** Diskussionsthemen mit vorbereitetem Diskussionsinhalt ausführlich auf Einladung (vorbereiteter Geländeplan, vorbereitetes Schlüssel/zugangskonzept, Designvorschläge, Bandvorschläge, etc.)
** Themen aus verschiedenen Bereichen einholgen, die dann auch schon auf der Einladung sind

== Arbeitsweise ==
legt intern in der Hauptorga eine Arbeitsweise fest, wie ihr bis zum Fest arbeiten wollt. Dabei geht es unter anderem um:
* Share und/ oder CryptPad
* regelmäßige Treffen in Kleingruppen/ den einzelnen Bereichen
** Hauptorga immer dabei? (zu empfehlen, einer reicht)
** einheitliche Protokolle der Treffen (bspw. im CryptPad)
* Kommunikationswege (bspw. festko-orga@ immer im CC?)
* interne (Hauptorga) Aufgabenverteilung

== Verantwortungsbereiche und ihre Aufgaben ==
Ihr macht euch die Arbeit extrem viel einfacher, wenn ihr für jeden Bereich verantwortliche Personen habt, die wichtige Aufgaben für das Fest übernehmen. Bestimmt außerdem für jeden Bereich einen Verantwortlichen, der schauen muss dass alles läuft und Ansprechpartner für euch ist.
Außerdem hilfreich ist es, wenn es für jeden Bereich eine Telegramgruppe gibt, in der auch ihr seid. Dann bekommt ihr immer mit, was in welchem Bereich läuft (oder eben auch nicht läuft).
Eure Aufgabe ist die regelmäßige Kommunikation mit allen Bereichen.

Eine Auflistung der Bereiche mit Aufgaben gibt es hier: [[HowTo_Fest/Planung#Liste_der_Ämter]]

== Ablauf der Planung ===

=== Erste Sitzung(en) ===
* Terminfindung (Mitte/ Ende Mai hat sich bewährt)
** Unifest, AKK, Z10, Fachschaften sollten nicht kollidieren
** wenn Termin gefunden - allen mitteilen
*** Unifest, AKK, Z10, Fachschaften
*** Bewohner, Ehemalige, hadiko-l (Save the Date E-Mail) & GS/Hausmeister
*** Termin Reservierung: Bars Mail & [[Barabend#Specials]], Grillplätze DTs (die dürfen da nicht vermieten)
*** Räume reservieren im Wiki: EUFF, TT, ASH, ISS
* grobes Konzept
** ein Tag / zwei Tage
** offenes / geschlossenes Gelände
** Bühne? Biergarten? etc.
** wenn viel unterschiedliche Ideen: Konzepte ausarbeiten und auf nächster Sitzung entscheiden
* Aufgabenverteilung, siehe oben. Oft auch schon vor der Sitzung, offenes nach der Sitzung

=== erste Häfte der Planung ===
* Bereiche planen, ihr unterstützt
* nach und nach Geländplan erstellen (erfahrungsgemäß ändert man den oft :D)
* Finanzplanung beginnen (mit Finanzer)
* verschiedene Konzepte erstellen (ggfs mit Bereichen zusammen) & mit Sitzung abstimmen
** Schlüssel & Badge (Berechtigungen)
** Funkenplanung
** Zeitplan (Aufbau, Fest, Abbau - genaue Zeiten, auch Essen etc.)
** Helfer(vergütung), 36er?
* Großmaterialbeschaffung überwachen (Bühne/Technik, Bauzäune, Toiletten)
** da noch kein beschlossener Finanzplan: Freigaben von Finanzreferent

=== Drei Monate vor Fest ===
* Finanzplan auf KA
* Antrag bei Stadt (spätestens zwei Monate vorher)
** dafür muss fertig sein: Geländeplan, Zeitplan
** [Straßenverkehrsstelle] (darin enthalten: Bauordnungsamt, Branddirektion)
*** ausgefülltes Formular
*** Betriebsbeschreibung mit Geländeplan
*** Mietvertrag mit GS (WeV)
*** Versicherungsbestätigung (Vorstand fragen)
*** Veranstaltererklärung
** [Schankgenehmigung]
*** ausgefülltes Formular
*** Betriebsbeschreibung (nicht unbedingt Pflicht)
* Fahrradräumung veranlassen

=== letzten zwei Monate vor Fest ===
* zweiwöchig Sitzung
* Detailplanung in allen Bereichen
* Getränkebestellung (BiMi)
* Werbung, Plakate aufhängen (Werbung & alle)
* endgültige Reservierung aller Räume
* Einladung an HMs & GS (persönlich per E-Mail)
* E-Mail mit Program & Ablauf: bewohner@, hadiko-l, ehemalige@
* E-Mails Helfersuche & Flurstände, mehrere aber nicht spamen :D (Helfen & Flurstandsverantwortliche)
* drei Wochen im Voraus: Mail an Bewohner und HMs mit "Einschränkungen" (Raumsperrungen, Aufbau auf Gelände, Lärm, etc.)
* Schlüsselplanung an Keys schicken
** Zuteilung welche LDAP Gruppe welche Türen von wann bis wann braucht, dann Personen selber in LDAP Gruppen eintragen
** Raumsperrungen veranlassen
** G-Schlüssel für Hauptorga, Strom & Wasser beim Vorstand beantragen
* ggfs. Genehmigung von Stadt hinterherrennen und diese gute durchlesen
* Hausmeister bitten, vor dem Fest zu mähen

=== Woche vor Fest ===
* Zentrale einrichten
* alle in allen Bereichen unterstützen
* Hygieneschulung (Flurstände & Standverantwortliche) - unterschreiben lassen!
* letzte Festko Sitzung: Festübersicht, Verantwortliche, Telefonnummern, Zeitplan etc. in Präsi
* Flurstandsunterweisung (vor oder nach Hygieneschulung)

=== Fest ===
* erreichbar sein!
* schauen dass alles läuft (insbesondere Abbau auch nach Hauptabbau)

=== Nachbereitung ===
* tatsächlich sehr wenig wenn nichts passiert ist :D
* Resteversorgen (Bimi)
* Feedbacktreffen (ca. eine Woche nach Fest)
* Anmeldung Gema (nicht Getränkegema sondern Musikgema ;D) - Listen von Bandverantwortlichen
* Helferfest (Einladung sowie ggfs T-Shirtbestellunge) - schauen, dass die Verantwortlichen ihren Job machen
* Vergütungen (Festko sowie ggfs. 36er/Secu - je nach Konzept)
* '''neue Hauptorga finden'''